Général : guide étape par étape sur ce qu’il faut faire après avoir changé l’adresse de votre entreprise

Lorsque vous changez l’adresse de votre entreprise, vous ne pouvez pas simplement emménager dans un nouveau lieu et utiliser la nouvelle adresse tout de suite. Vous devez d’abord en informer les organismes publics, les organisations non gouvernementales, les banques et vos clients.

Dans cet article, nous passons en revue toutes les démarches à effectuer et les documents nécessaires pour changer l’adresse de votre entreprise.  

Notez que les documents demandés varient selon le service concerné. Vérifiez donc auprès de chaque organisme avant de déposer votre dossier.  

Une fois l’adresse mise à jour, continuez à surveiller votre ancien bureau pendant les deux premières années suivant le déménagement. Certaines personnes pourraient encore y envoyer du courrier.  

Revenue Department

Si votre entreprise est immatriculée à la TVA, le Revenue Department est le premier organisme à contacter. Selon ses règles, une entreprise assujettie à la TVA doit déposer le formulaire P.P.09 avant de changer de lieu d’activité, en général au moins 15 jours avant le déménagement.

En pratique, c’est difficile à respecter : le Revenue Department exige de nombreux documents liés à la nouvelle adresse, et la plupart du temps, vous ne les obtenez qu’une fois installé sur place.  

Tant que le Revenue Department n’a pas validé le changement, vérifiez auprès de votre comptable ou de votre bureau local avant d’émettre des factures fiscales, des reçus et des certificats de retenue à la source, car ces documents doivent correspondre à l’adresse enregistrée.  

Vous pourrez utiliser votre nouvelle adresse une fois la procédure entièrement terminée auprès du Revenue Department.

Si vous ne mettez pas à jour votre adresse auprès du Revenue Department, vous risquez des pénalités et des problèmes fiscaux.  

Voici les documents nécessaires pour mettre à jour l’adresse de votre entreprise auprès du Revenue Department :

1. 3 jeux du formulaire P.P.09* — téléchargeables sur le site du Revenue Department 
2. le certificat d’immatriculation à la TVA (P.P.20) et une copie signée 
3. une copie signée du passeport de chaque administrateur autorisé à engager la société par sa signature (page d’identité et page comportant le visa non-immigrant valide)
4. une copie signée du permis de travail de chaque administrateur autorisé à engager la société par sa signature 
5. une copie signée de l’immatriculation de la société, datant de moins de six mois
6. une procuration avec un timbre fiscal de 10 baht (si l’administrateur autorisé n’est pas présent)
7. un plan du nouveau bureau
8. des photos du nouveau bureau, comprenant :
   1. le bâtiment du bureau   
   2. la pièce du bureau avec l’enseigne de la société
   3. l’espace de travail à l’intérieur du bureau 
9. des justificatifs du nouveau bureau, comprenant* :
   1. le contrat de location, accompagné d’une copie de la carte d’identité et du livret de résidence du propriétaire
   2. la lettre de consentement 
   3. le livret de résidence du nouveau bureau 
   4. un plan du nouveau bureau   

*Ce jeu de documents est préparé par votre prestataire de bureau. Il peut facturer quelques milliers de baht pour ce service.  

Remarques :

• La date de déménagement et de dépôt du P.P.09 doit être laissée vide et n’être renseignée que sur indication d’un agent du Revenue Department.  
• Toutes les copies doivent être signées par l’administrateur autorisé et portées du cachet de la société. 
• Le nouveau certificat d’immatriculation à la TVA doit être envoyé au nouveau bureau dans un délai de 30 jours.

Où effectuer la démarche

Rendez-vous au bureau du Revenue Department de la zone où se trouve votre entreprise. Si vous déménagez dans une nouvelle zone, vous devez d’abord en informer le Revenue Department de l’ancienne zone. Une fois cette étape terminée, vous devez déposer le même jeu de documents auprès du Revenue Department de la nouvelle zone.  

Department of Business Development

Une fois la démarche terminée auprès du Revenue Department, il est temps de mettre à jour votre adresse auprès du Department of Business Development.  

Il est recommandé d’agir le plus vite possible, car vous devez obtenir de leur part une immatriculation de société mise à jour avec la nouvelle adresse. Ce document est ensuite nécessaire pour mettre à jour votre adresse auprès de tous les autres organismes.  

Pour mettre à jour l’adresse en personne auprès du Department of Business Development, l’administrateur autorisé à engager la société par sa signature doit généralement être présent et signer devant l’agent.  

Sinon, vous devez demander à votre commissaire aux comptes de s’en charger. Il facture quelques milliers de baht pour ce service.  

Voici les documents nécessaires :

1. BOJ 1   
2. le formulaire d’immatriculation de la société
3. BOJ 4
4. un plan du nouveau bureau
5. une copie signée du passeport de chaque administrateur autorisé à engager la société par sa signature (page d’identité et page comportant le visa non-immigrant valide) 

Si l’administrateur autorisé n’est pas présent, vous devez également fournir :

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1. un jeu de procuration avec un timbre fiscal de 10 baht 
2. une copie de la pièce d’identité du commissaire aux comptes

Vous pouvez télécharger tous les formulaires requis et consulter un exemple sur le site du DBD.

Où effectuer la démarche

N’importe quel bureau du Department of Business Development dans la province où se trouve votre entreprise.  

Social Security Office

Une fois l’adresse mise à jour auprès du Department of Business Development, vous devez en informer le Social Security Office avant le 15 du mois suivant.  

Voici ce qu’il vous faut :

1. le formulaire SPS 6-15, téléchargeable ici
2. l’immatriculation de société mise à jour avec la nouvelle adresse
3. une copie signée du certificat d’immatriculation à la TVA avec la nouvelle adresse — si vous l’attendez encore, vous pouvez utiliser le reçu de dépôt du Revenue Department
4. un plan du nouveau bureau
5. un jeu de procuration avec un timbre fiscal de 10 baht si l’administrateur autorisé n’est pas présent 

Où effectuer la démarche

Le Social Security Office de la zone où se trouve votre entreprise. Si vous déménagez dans une nouvelle zone, vous devez déposer le document auprès du Social Security Office de l’ancienne zone, qui transmettra vos informations à celui de la nouvelle zone.  

Board of Investment

Si votre entreprise bénéficie d’une promotion du Board of Investment, vous devez également l’en informer.  

Voici ce qu’il vous faut :

• le certificat de promotion du BOI — envoyez le dossier original, à couverture rigide bleue
• une lettre à en-tête de la société informant le BOI de la nouvelle adresse — il n’existe pas de formulaire pour cela, vous devez la rédiger vous-même
• l’immatriculation de société mise à jour avec la nouvelle adresse

Une fois les documents déposés, un agent du BOI vous indiquera la date à laquelle vous pourrez récupérer le certificat de promotion avec l’adresse mise à jour. Cela prend généralement quelques jours.  

Où effectuer la démarche

Le siège du BOI, sur la route Vibhavadi-Rangsit à Bangkok.

Ministry of Labour  

Vous devez également mettre à jour l’adresse de votre entreprise sur le permis de travail, le vôtre comme ceux de vos employés étrangers.  

Pour cela, téléchargez le formulaire TT6 sur le site du Ministry of Labour et préparez tous les documents indiqués.  

Si votre entreprise est promue par le BOI, vous pouvez effectuer cette démarche au One-Stop Service Center. Pour les entreprises non promues par le BOI, adressez-vous au bureau du Department of Employment responsable de votre lieu de travail.  

Les entreprises promues par le BOI qui utilisent le permis de travail numérique doivent mettre à jour leur adresse en ligne sur Single Window for Visa and Work Permit.

Banques

Une fois les démarches terminées auprès des organismes publics, il est temps de s’occuper des banques. Vous ne voulez pas qu’elles continuent d’envoyer vos informations financières à votre ancien bureau.  

Vous devrez peut-être mettre à jour l’adresse auprès de l’agence bancaire où vous avez ouvert votre compte.  

Chaque banque a ses propres exigences et documents à fournir. Vérifiez directement auprès d’elle.  

Certaines banques exigent la présence de l’administrateur autorisé pour effectuer la demande ou signer les documents.  

Mais il est parfois possible de négocier avec elles pour qu’elles vous transmettent les documents, les fassent signer, puis vous les retournent plus tard. Le fait que « l’administrateur autorisé ne se trouve actuellement pas en Thaïlande » constitue un bon argument.  

D’autres banques peuvent accepter une procuration, ce qui évite à l’administrateur autorisé de devoir se déplacer.  

Voici ce qu’il vous faut :

1. un compte rendu de réunion mentionnant votre nouvelle adresse et le numéro de compte concerné — la formulation doit correspondre exactement à ce que la banque exige 
2. l’immatriculation de société mise à jour avec la nouvelle adresse 
3. le livret bancaire
4. le formulaire de la banque

Vous devez néanmoins préparer l’ensemble de ces documents pour chaque compte. Si vous détenez trois comptes bancaires, deux cartes de crédit et un compte en ligne, même auprès de la même banque, vous devrez préparer six jeux de documents distincts.  

Prestataires de services

Une fois toutes les étapes précédentes terminées, il est temps d’informer vos prestataires de services.

Voici ce qu’il vous faut :

1. l’immatriculation de société mise à jour avec la nouvelle adresse
2. le formulaire de demande du prestataire
3. un jeu de procuration avec un timbre fiscal de 10 baht si l’administrateur autorisé n’est pas présent

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