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Diriger une entreprise en Thaïlande implique une bonne dose de paperasse administrative. Vous devez déposer des documents au nom de votre société à chaque démarche auprès d’un organisme.
Les documents les plus couramment demandés sont les suivants :
- les formulaires d’immatriculation de la société
- le BOJ 5
- le procès-verbal de réunion
- la procuration
Les formulaires d’immatriculation de la société
Lorsque vous traitez avec un organisme au nom de votre société, on vous demandera généralement un extrait d’immatriculation récent ou un affidavit d’entreprise. La durée de validité exacte dépend de l’organisme, mais beaucoup exigent un document délivré au cours des trois à six derniers mois.
Vous pouvez obtenir ce document auprès de n’importe quel bureau du Department of Business Development (DBD). Les frais varient selon le document et le canal utilisé, mais comptez généralement quelques centaines de bahts. Le hic ? Il faut parfois jusqu’à deux heures sur place, sans compter le trajet.
La solution la plus simple consiste à passer par le site e-Service du DBD . Vous devez d’abord créer votre compte e-service. Une fois cela fait, vous pouvez remplir le formulaire en ligne pour obtenir un e-certificat. Après le paiement, possible via votre application bancaire mobile, vous recevez généralement l’e-certificat en quelques heures.
Il arrive toutefois que le délai s’étende à un jour ou deux.
Autre option : payer un coursier ou un chauffeur de moto-taxi pour s’en charger à votre place. N’importe qui peut obtenir ce document dès lors qu’il connaît le nom de la société et son numéro d’immatriculation.
Certaines banques proposant le service e-Certificate du DBD permettent également d’obtenir ce document. Les frais varient selon la banque et le canal utilisé.
Une fois le document en main, numérisez-le et conservez-le dans vos archives. Le moment venu, il vous suffira de l’imprimer, de le signer et d’y apposer un tampon sur chaque page.
BOJ 5
Le BOJ 5 est la liste des actionnaires de la société. Ce document est exigé par les administrations et les banques, et s’obtient de la même façon qu’un extrait d’immatriculation. Son coût est toutefois généralement inférieur à celui de l’extrait d’immatriculation.
Le procès-verbal de réunion
Un procès-verbal de réunion peut être exigé par le Revenue Department (le fisc) ou par les banques. Vous pouvez le rédiger vous-même. L’essentiel est qu’il contienne exactement les formulations demandées par l’organisme concerné.
Par exemple, pour ouvrir un compte à la Bangkok Bank, vous devez préciser le type de compte souhaité, qui est habilité à le gérer, et dans quel but vous l’ouvrez.
Avant de le rédiger, demandez donc à l’organisme concerné quelles formulations exactes il attend dans le procès-verbal.
La procuration
Une procuration est nécessaire si vous souhaitez qu’une autre personne s’occupe d’une démarche à votre place. Vous pouvez la rédiger vous-même. Elle doit préciser votre nom et votre adresse, ceux de votre mandataire, ainsi que l’objet précis de la procuration.
Vous et votre mandataire devez tous deux la signer. De nombreux organismes exigent également la signature de témoins, parfois au nombre de deux. Il n’existe pas de modèle fixe pour une procuration générale : vous pouvez la rédiger selon votre propre style.
Certains organismes, comme les bureaux de l’immigration, utilisent leur propre formulaire de procuration.
Une copie signée de votre passeport, ainsi qu’une copie signée du passeport de votre mandataire ou de sa carte d’identité thaïlandaise, selon le cas, sont généralement exigées avec la procuration.
N’oubliez pas de barrer d’un trait la copie de votre passeport et d’y indiquer l’objet de son utilisation.
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