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La Thaïlande a toujours été une destination de choix pour les nomades numériques, et elle est aujourd’hui aussi un haut lieu des start-up. Cela dit, le bureau virtuel est la solution idéale lorsque vous lancez une entreprise mais que vous n’êtes pas encore prêt à louer un espace de bureau.
Vous pouvez ainsi disposer d’une adresse professionnelle, trouver des clients et développer votre activité sans avoir à supporter des frais généraux supplémentaires.
Contents
Points clés
- Un bureau virtuel vous donne une adresse professionnelle à Bangkok pour le courrier, les appels et l’immatriculation de votre société, sans le coût d’un espace physique.
- Les formules de base limitées au courrier démarrent à seulement 900 à 960 THB par mois ; les formules complètes avec réponse téléphonique et accès à une salle de réunion coûtent généralement entre 3 000 et 5 200 THB par mois.
- Pour immatriculer votre société auprès du DBD ou du département de la TVA, il vous faut une formule premium et, en général, un contrat d’un an minimum.
- Une entreprise non enregistrée peut tout de même utiliser un bureau virtuel pour le courrier et le téléphone, mais son nom n’apparaîtra sur aucune enseigne du bâtiment.
- De nombreux prestataires incluent un crédit mensuel de salle de réunion ou de poste de coworking (souvent autour de 6 heures), pour pouvoir tout de même rencontrer vos clients en personne quand il le faut.
- UnionSpace compte plus de dix adresses à Bangkok à partir de 960 THB/mois ; Servcorp est le choix haut de gamme pour accéder à un réseau de bureaux dans le monde entier ; Regus couvre le plus large territoire avec 58 adresses à Bangkok.
- Avant de signer un contrat d’un an, profitez des essais gratuits ou des visites sur place pour vérifier que l’adresse et l’immeuble correspondent bien à l’image de votre entreprise.
Qu’est-ce qu’un bureau virtuel ?
Si vous dirigez une entreprise à distance en Thaïlande qui traite avec l’international, un bureau virtuel peut vous intéresser. Plutôt qu’un bureau physique, vous louez une adresse professionnelle que vous utilisez pour recevoir votre courrier et gérer d’autres tâches liées à votre activité.
Les bureaux virtuels s’accompagnent généralement de services tels que la gestion du courrier, la réponse téléphonique et une assistance administrative à distance.
Vous pouvez ainsi exploiter une entreprise en Thaïlande avec une adresse professionnelle thaïlandaise, sans pour autant disposer d’un véritable espace physique.
Avantages
Opter pour un bureau virtuel présente de nombreux avantages.
- Coût : la location d’un bureau virtuel peut réduire considérablement vos frais de bureau. Pour faire des économies pendant la pandémie, un ami a quitté son bureau loué et délocalisé virtuellement son agence de branding numérique en 2021. Un an plus tard, il considère que ce fut la meilleure décision : les revenus supplémentaires économisés en supprimant le loyer mensuel et les charges lui ont permis de développer son activité plus vite que s’il était resté dans son bureau à 60 000 bahts par mois sur Rama 9.
- Praticité : second atout, la commodité. Vous obtenez tout le nécessaire pour créer votre société, ce qui simplifie quelque peu les démarches administratives.
- Création d’entreprise : enfin, si votre société est récente, mettre en place un bureau virtuel est un excellent moyen de prendre pied en Thaïlande et de commencer à générer des prospects.
C’est particulièrement utile pour les entreprises à capitaux étrangers en Thaïlande : une adresse physique montre aux clients, fournisseurs et employés locaux que votre société est bel et bien établie en Thaïlande, plutôt que domiciliée à une adresse résidentielle.
Certains bureaux virtuels rattachés à un centre d’affaires proposent des formules permettant d’utiliser les salles de réunion et les espaces de détente professionnels plusieurs fois par mois. Vous profitez ainsi d’avantages proches de ceux d’un bureau tout équipé, pour une fraction du prix.
Pour aller plus loin : Bureaux tout équipés à Bangkok : prix, avantages et emplacements
Conditions requises
Par rapport à la location d’un espace de bureau à Bangkok, la mise en place d’un bureau virtuel est un processus bien plus simple, avec moins de contrats et de documents à fournir.
La démarche est simple et rapide si vous avez seulement besoin d’une adresse professionnelle temporaire pour votre correspondance officielle, vos courriers, votre site web ou vos cartes de visite.
En revanche, si vous souhaitez obtenir une adresse enregistrée en Thaïlande pour votre société, ou un permis de travail et un visa, certaines conditions doivent être remplies avant de mettre en place votre bureau virtuel.
Sociétés enregistrées
Les bureaux virtuels conviennent parfaitement aux sociétés déjà enregistrées qui cherchent à réduire leurs frais généraux, ainsi qu’à celles qui gèrent une activité basée en Thaïlande depuis l’étranger.
Par ailleurs, un bureau virtuel peut aussi convenir à ceux qui souhaitent enregistrer une société en Thaïlande et ont besoin d’une adresse agréée pour l’immatriculation auprès du Department of Business Development (DBD) ou du département des impôts (TVA).
Si votre société est déjà enregistrée dans un autre pays et que vous souhaitez l’enregistrer en Thaïlande, des avocats sur place peuvent vous accompagner dans cette démarche. Utilisez notre formulaire Obtenir de l’aide pour vos démarches juridiques en Thaïlande pour entrer directement en contact avec des cabinets adaptés à vos besoins.
Pour aller plus loin :
- Immatriculation d’une société en Thaïlande pour les étrangers
- Comment obtenir un certificat d’immatriculation à la TVA en Thaïlande
En tant que société enregistrée en Thaïlande, votre adresse de bureau virtuel peut servir de siège social légal. Une enseigne portant le nom de votre entreprise sera installée sur le lieu du bureau.
De plus, le hall de l’immeuble affichera un tableau d’orientation mentionnant le nom de votre société.
Voici les étapes à suivre pour mettre en place votre bureau virtuel :
- Choisissez votre formule de bureau virtuel et la durée du contrat
- Fournissez une copie de votre passeport ou de votre carte d’identité
- Fournissez une copie de la réservation du nom de votre société (si celle-ci n’est pas encore enregistrée auprès du DBD mais en cours d’immatriculation)
- Fournissez une copie de l’attestation d’enregistrement de votre société (« Affidavit », si celle-ci est déjà enregistrée)
Il vous faudra en général souscrire une formule de bureau virtuel plus haut de gamme pour pouvoir l’utiliser comme adresse agréée auprès du DBD et pour la TVA.
Sociétés non enregistrées
En Thaïlande, la plupart des prestataires de bureaux virtuels vous permettent d’en ouvrir un même sans entité juridique ni société enregistrée dans le pays.
Même sans être enregistrée, votre entreprise peut utiliser un bureau virtuel pour la gestion du courrier, la réponse téléphonique ou le renvoi d’appels.
En revanche, aucune enseigne ni mention de votre entreprise n’apparaîtra dans l’annuaire du prestataire ou sur le lieu du bureau. Si un client se présentait à votre adresse professionnelle, il ne verrait donc pas le nom de votre société affiché.
D’après notre expérience, de nombreux prestataires se montrent parfois un peu réticents à l’idée d’ouvrir un bureau virtuel à une entreprise sans entité juridique en Thaïlande. Ils peuvent donc vous interroger sur le type de courrier ou de colis que vous recevrez, la nature de votre activité, etc.
Dans ce cas, voici les étapes et documents nécessaires pour mettre en place votre bureau virtuel en Thaïlande. Tout peut se faire par e-mail, en quelques jours tout au plus.
- Faites une demande pour la formule qui vous intéresse (adresse postale seule, courrier et réponse téléphonique, etc.)
- Fournissez une copie de votre passeport ou de votre carte d’identité
- Signez le contrat
Les différents types de formules de bureau virtuel
La plupart des prestataires de bureaux virtuels sérieux en Thaïlande proposent les types de services suivants :
gestion du courrier, service téléphonique, espace de bureau physique et personnel de soutien virtuel. Ces options varient en prix et en qualité selon les prestataires. Mieux vaut donc comparer pour trouver le service adapté à vos besoins.
Immatriculation de société
C’est sans doute le service le plus demandé pour un bureau virtuel. Il permet d’immatriculer une société en Thaïlande auprès du Department of Business Development. Nous l’avons utilisé une fois pour notre propre société en Thaïlande et l’avons trouvé très pratique.
Le bureau virtuel vous fournit un ensemble de documents utilisables pour immatriculer votre société en Thaïlande. Pour le courrier et le téléphone, il gère tout. Nous n’avons besoin de nous y rendre qu’une fois par mois pour récupérer notre courrier.
Gestion du courrier
C’est en général le service le moins cher et le plus demandé d’un bureau virtuel. Vous disposez d’une adresse professionnelle pour recevoir et gérer votre courrier et vos colis. Si du courrier arrive, vous en êtes averti par e-mail. Vos colis sont également conservés et disponibles à tout moment.
Certains prestataires proposent même de faire suivre votre courrier moyennant un supplément.
Service téléphonique
Ce service garantit que les appels entrants de votre société sont pris en charge de façon professionnelle par un centre d’appels dédié, qui accueille les correspondants et les redirige vers la bonne personne. Vous gardez la main sur où, quand et comment vos appels sont pris. C’est particulièrement utile lorsque vous voyagez ou que vous n’êtes pas disponible.
Espace de bureau physique
Même si votre activité est gérée entièrement en ligne, certaines situations exigent encore des échanges en face à face.
Si vous souscrivez une formule complète de bureau virtuel, vous bénéficierez le plus souvent d’un crédit d’heures mensuel (souvent 6 heures) pour utiliser la salle de réunion, un bureau privé ou un poste de coworking.
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Il s’agit d’un espace de coworking doté des équipements de bureau habituels tels qu’un écran de projection, le WIFI et d’autres commodités. Si vous avez besoin de plus de temps sur place, mieux vaut envisager un bureau tout équipé.
Personnel de soutien virtuel
Certains services de bureau virtuel donnent accès à du personnel administratif, comme des assistants virtuels, des avocats ou des comptables. C’est idéal pour les jeunes entreprises qui n’ont pas encore les moyens d’embaucher à temps plein.
Ils peuvent vous mettre en relation avec du personnel qualifié et compétent pour répondre à tous vos besoins, sur une base ponctuelle ou mensuelle.
Prestataires de bureaux virtuels
Voici une liste de prestataires de bureaux virtuels réputés à Bangkok. Le prix varie selon le standing de la tour de bureaux et l’emplacement de l’adresse. N’hésitez pas à les contacter par téléphone ou par e-mail pour en savoir plus sur leurs services. Avant de signer un contrat d’un an, profitez des éventuels essais gratuits ou visites sur place.
UnionSpace
UnionSpace est l’un des plus grands prestataires internationaux d’espaces de coworking en Asie. L’enseigne compte actuellement plus de dix adresses à Bangkok, notamment à Ekkamai, Ratchada, Chidlom et Silom. On trouve également un site à Chiang Mai, et un autre ouvrira prochainement à Phuket.
Prestations
- Adresse enregistrée pour le DBD et la TVA
- Gestion du courrier
- Réponse téléphonique et numéro local
- Accès à une salle de conférence
- Accès à un studio photo
- Personnel de soutien disponible
- Aide à l’immatriculation de société
Tarifs
Le service d’adresse postale de base démarre à 960 bahts par mois. L’ajout de la réponse téléphonique coûte 1 000 THB supplémentaires par mois. Un contrat d’un an permet d’économiser jusqu’à 15 %. Pour utiliser cette adresse dans le cadre d’une immatriculation TVA et DBD, un contrat d’un an minimum est requis, à partir de 50 000 THB.
Servcorp
Servcorp est une société internationale de bureaux tout équipés fondée en Australie. Si vous recherchez une adresse professionnelle haut de gamme, les bureaux Servcorp de Bangkok se trouvent dans certaines des tours les plus prisées et prestigieuses de la ville. Les adresses actuelles se situent à Ploenchit, Wireless Road, Centralworld et Silom.
Prestations
- Adresse enregistrée pour le DBD et la TVA
- Gestion du courrier
- Réponse téléphonique et numéro local
- Accès à une salle de réunion
- Espaces de détente professionnels en coworking
- Accès aux bureaux Servcorp dans le monde entier
- Personnel de soutien disponible
- Aide à l’immatriculation de société et au permis de travail
Tarifs
La formule d’adresse de base de Servcorp coûte 3 120 THB par mois, tandis que la formule complète de bureau virtuel coûte 5 200 THB par mois et inclut toutes les prestations mentionnées ci-dessus.
Spaces
Spaces est un autre espace de travail hybride international proposant du coworking, des bureaux tout équipés et des bureaux virtuels. Son concept, axé sur la communauté et le design, rappelle beaucoup celui de WeWork.
L’enseigne appartient au même groupe que Regus, le plus grand prestataire d’espaces de travail au monde. Spaces compte actuellement plus de sept adresses à Bangkok, notamment à Empire Tower, Chamchuri Square, Summer Hill et Phahon 19.
Prestations
- Adresse enregistrée
- Gestion du courrier
- Réponse téléphonique
- Accès à des événements de networking
- Accès aux espaces de détente professionnels Spaces dans le monde entier
- Accès à un bureau privé et à un poste de coworking
- Réductions sur une sélection de produits et services dans le monde entier
Tarifs
Les tarifs mensuels démarrent à 3 390 THB. Pour participer aux événements de networking et accéder aux espaces de détente professionnels de Spaces, il faut au minimum souscrire la formule Virtual Office Plus, à partir de 4 790 THB par mois.
Antares
Antares Office est une société de bureaux tout équipés à taille humaine à Bangkok. Elle ne compte qu’une seule adresse, à Phrom Pong, juste à côté du centre commercial EmQuartier. Elle fait partie du groupe Antares, un cabinet tous services qui propose des prestations juridiques, fiscales, comptables et d’immatriculation de société aux entrepreneurs et entreprises étrangères en Thaïlande et en Chine.
Prestations
- Boîte aux lettres
- Réponse téléphonique et numéro local
- Adresse enregistrée pour le DBD et la TVA
- Accès à un espace de détente professionnel
- Accès à un poste de coworking
- Personnel de soutien disponible via le groupe Antares
- Réductions sur une sélection de produits et services à Bangkok
Tarifs
Antares ne propose que des contrats de 6 ou 12 mois. Le service de boîte aux lettres démarre à 900 THB par mois pour un contrat de 12 mois. En revanche, utiliser l’adresse d’Antares pour immatriculer une société coûte 7 000 THB par mois.
Des frais de mise en place uniques de 6 000 THB s’ajoutent ; ils incluent tous les documents nécessaires pour créer votre société, ainsi que la pose d’une enseigne à votre nom devant votre bureau et sur le tableau d’orientation de l’immeuble.
Autres mentions
Bangkok compte de nombreux prestataires de bureaux virtuels. Voici encore quelques options réputées au cœur de la ville, offrant une adresse professionnelle de premier choix et tous les avantages attendus d’un bureau virtuel.
- Regus – 58 adresses à Bangkok, à partir de 3 200 THB par mois en moyenne
- CEO Suite – Ploenchit, à partir de 1 800 THB par mois
- The Urban Office – Sukhumvit, à partir de 2 300 THB par mois
- Linuxx Office – Phrom Phong, à partir de 3 000 THB par mois
- Commonground – Rama 9 et Central World, à partir de 1 800 THB par mois
À vous de jouer
Avec la multiplication des petites entreprises ces dernières années, les bureaux virtuels ont eux aussi gagné en popularité. S’ils constituent une option économique et sans tracas pour lancer ou développer une activité en Thaïlande, pensez aussi à leur impact sur la satisfaction de vos clients. Testez plusieurs bureaux virtuels jusqu’à trouver celui qui convient le mieux à votre clientèle. Examinez l’emplacement en ligne et sur place pour vérifier qu’il correspond bien à l’image de votre entreprise.
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