Oficinas virtuales en Bangkok: ventajas, precios y ubicaciones

Tailandia siempre ha sido un destino ideal para nómadas digitales y, últimamente, también se ha convertido en un polo de startups. En ese contexto, las oficinas virtuales son la solución perfecta si estás montando una empresa pero todavía no quieres alquilar un espacio físico. 

Así, puedes registrar una dirección para tu empresa, captar clientes y hacer crecer tu negocio sin preocuparte por los gastos generales adicionales.

¿Qué es una oficina virtual?

Si tienes una empresa remota en Tailandia que trabaja con negocios internacionales, quizá te interese contratar una oficina virtual. En lugar de una oficina física, puedes alquilar una dirección comercial profesional que sirva para recibir correo y gestionar otras tareas relacionadas con tu negocio.

Las oficinas virtuales suelen incluir servicios como gestión de correo, atención telefónica y apoyo administrativo virtual.

Esto significa que puedes llevar un negocio en Tailandia con una dirección comercial tailandesa, aunque no dispongas de un espacio físico real.

Ventajas

Contratar una oficina virtual tiene muchas ventajas.

• Coste: Alquilar una oficina virtual puede reducir bastante tus gastos de oficina. Como forma de ahorrar durante la pandemia, un amigo decidió dejar su oficina alquilada y trasladar su agencia de branding digital a un formato virtual en 2021. Un año después, considera que fue la mejor decisión, ya que el dinero que dejó de gastar en alquiler y suministros mensuales le permitió hacer crecer su negocio más rápido que si se hubiera quedado en su oficina de 60.000 baht al mes en Rama 9. 
• Comodidad: La segunda ventaja es la comodidad. Tienes todo lo necesario para constituir una empresa y los trámites resultan un poco más sencillos. 
• Constitución de la empresa: En tercer lugar, si tu empresa es nueva, montar una oficina virtual es una forma estupenda de entrar en el mercado tailandés y empezar a generar contactos.

Esto resulta especialmente útil para negocios de propiedad extranjera en Tailandia: una ubicación física transmite a clientes, proveedores y empleados locales la idea de que tu empresa está establecida aquí, en Tailandia, en lugar de operar desde una vivienda particular. 

Algunas oficinas virtuales que forman parte de una oficina de servicios completos ofrecen paquetes que incluyen el uso de salas de reuniones y business lounges varias veces al mes. Así, disfrutas de ventajas similares a las de una oficina de servicios completos, pero por una fracción del precio.

Sigue leyendo: Oficinas de servicios completos en Bangkok: precios, ventajas y ubicaciones

Requisitos 

Comparado con alquilar un espacio de oficina en Bangkok, montar una oficina virtual es un proceso mucho más sencillo, que implica pocos contratos y trámites documentales.

El proceso es rápido y sencillo si solo necesitas una dirección comercial temporal para la correspondencia oficial de tu empresa, como envíos postales, sitios web y tarjetas de visita.

Sin embargo, si quieres una dirección registrada en Tailandia para tu empresa, o tramitar un permiso de trabajo y un visado, hay algunos requisitos previos que debes cumplir antes de montar tu oficina virtual aquí. 

Empresas registradas 

Las oficinas virtuales son ideales tanto para quienes ya tienen una empresa registrada y buscan reducir gastos generales, como para quienes dirigen un negocio con base en Tailandia desde el extranjero. 

Además, las oficinas virtuales pueden ayudar a quienes quieren registrar una empresa en Tailandia y necesitan una dirección aprobada para el registro ante el Department of Business Development (DBD) o el departamento de Hacienda (IVA).

Si ya tienes una empresa registrada en otro país y quieres registrarla en Tailandia, aquí hay abogados que pueden ayudarte con este proceso. Puedes usar nuestro formulario Consigue ayuda con servicios legales en Tailandia para contactar directamente con despachos que se ajusten a tus necesidades. 

Más información: 

• Registro de empresas en Tailandia para extranjeros 
• Cómo obtener un certificado de registro de IVA en Tailandia

Como empresa registrada en Tailandia, puedes usar la dirección de tu oficina virtual como sede legal de tu empresa. En la propia oficina se instalará un rótulo con el nombre de tu empresa. 

Además, en el vestíbulo del edificio habrá un tablón de directorio donde aparecerá el nombre de tu empresa. 

Estos son los pasos para montar tu oficina virtual:

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1. Elige tu paquete de oficina virtual y la duración del contrato
2. Presenta una copia de tu pasaporte o documento de identidad
3. Presenta una copia de la reserva del nombre de tu empresa (si tu empresa aún no está registrada ante el DBD pero el trámite está en curso)
4. Presenta una copia de la escritura de constitución de tu empresa (si ya está registrada)

Normalmente necesitarás contratar un paquete de oficina virtual más premium para usarlo como dirección aprobada para el registro ante el DBD y el IVA.

Empresas no registradas 

En Tailandia, la mayoría de los proveedores de oficinas virtuales te permiten montar una sin tener una entidad legal o empresa registrada en el país. 

Aunque tu empresa no esté registrada, puedes seguir usando una oficina virtual para la gestión de correo y la atención o desvío de llamadas. 

Eso sí, tu negocio no aparecerá en ningún rótulo ni en el directorio del proveedor ni en el propio espacio de oficina. Así que, si un cliente se presentara en tu dirección comercial, no vería el nombre de tu empresa por ningún lado.

Por experiencia propia, muchos proveedores se muestran algo cautelosos a la hora de dejarte montar una oficina virtual sin una entidad legal en Tailandia. Por eso, es posible que te pregunten sobre el tipo de correo o paquetes que vas a recibir, la naturaleza de tu negocio, etc.

En ese caso, estos son los pasos y documentos que necesitarás para montar tu oficina virtual en Tailandia. Todo el trámite puede completarse por correo electrónico en pocos días como máximo. 

1. Solicita el paquete que te interese (solo dirección postal, dirección más atención telefónica, etc.)
2. Aporta una copia de tu pasaporte o documento de identidad
3. Firma el contrato

Tipos de paquetes de oficina virtual

La mayoría de los proveedores de oficina virtual más reputados en Tailandia ofrecen este tipo de servicios:

gestión de correo, servicio telefónico, espacio de oficina física y personal de apoyo virtual. Estas opciones varían en precio y calidad según el proveedor, así que conviene comparar bien para dar con el servicio que más te convenga.

Registro de empresa

Puede que sea el servicio más popular entre las oficinas virtuales. Puedes usarlo para registrar una empresa en Tailandia ante el Department of Business Development. Nosotros lo usamos una vez para nuestra empresa en Tailandia y nos pareció muy práctico.

La oficina virtual te proporciona un conjunto de documentos que puedes usar para registrar tu empresa en Tailandia. En cuanto al correo y la atención telefónica, la oficina virtual se encarga de todo. Nosotros solo pasamos una vez al mes a recoger el correo.

Gestión de correo

Suele ser el servicio más económico y popular entre los que ofrece una oficina virtual. Tendrás una dirección profesional para recibir y gestionar correo y paquetes. Si te llega algo, te avisarán por correo electrónico, y además te guardarán los paquetes para que los recojas cuando quieras.

Algunas empresas incluso te reenvían el correo por una tarifa adicional. 

Servicio telefónico

Este servicio garantiza que las llamadas entrantes de tu empresa se gestionen de forma profesional a través de un centro de atención dedicado, que recibirá a quien llame y lo redirigirá a la persona adecuada. Tú decides dónde, cuándo y cómo se atienden tus llamadas. Es especialmente útil cuando estás de viaje o no puedes atender el teléfono. 

Espacio de oficina física

Aunque tu negocio se gestione por completo en línea, siempre habrá ocasiones en las que necesites una reunión en persona. 

Si contratas un paquete completo de oficina virtual, lo normal es que recibas un cupo mensual de horas (a menudo 6) para usar su sala de reuniones, oficina privada o hot desk.

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Se trata de un espacio de coworking con las comodidades habituales de una oficina, como pantalla de proyección, wifi y demás. Si necesitas más horas en la oficina, quizá te convenga más una oficina de servicios completos 

Personal de apoyo virtual 

Algunos servicios de oficina virtual incluyen acceso a personal de apoyo administrativo, como asistentes virtuales, abogados o contables. Es una buena opción para negocios que están empezando y todavía no pueden permitirse contratar personal a tiempo completo.

Pueden ponerte en contacto con personal cualificado y con formación completa para cubrir las necesidades de tu empresa, ya sea por proyecto o mediante una cuota mensual.

Proveedores de oficina virtual

Aquí tienes una lista de empresas de oficina virtual con buena reputación en Bangkok. El precio varía según el prestigio de la torre y la ubicación de la dirección. No dudes en contactar con ellas por teléfono o correo electrónico para saber más sobre sus servicios. Antes de firmar un contrato de un año, aprovecha las pruebas gratuitas o visitas guiadas que puedan ofrecerte.

UnionSpace 

UnionSpace es uno de los mayores proveedores multinacionales de espacios de coworking en Asia. Actualmente tienen más de 10 ubicaciones en Bangkok, entre ellas Ekkamai, Ratchada, Chidlom y Silom. También cuentan con una ubicación en Chiang Mai, y próximamente abrirán otra en Phuket.

Características

• Dirección registrada para el DBD y el IVA 
• Gestión de correo 
• Atención telefónica + número local
• Uso de sala de conferencias
• Uso de estudio fotográfico
• Personal de apoyo disponible
• Ayuda con el registro de empresa 

Precios

El servicio básico de dirección postal cuesta desde 960 baht al mes. Añadir el servicio de atención de llamadas supone 1.000 THB adicionales al mes. Puedes ahorrar hasta un 15 % si firmas un contrato de un año. Si quieres usar esta dirección para el registro de IVA y DBD, necesitas comprometerte a un contrato mínimo de un año, desde 50.000 THB. 

Servcorp

Servcorp es una empresa internacional de oficinas de servicios completos fundada en Australia. Si buscas una dirección comercial de primer nivel, las oficinas de Servcorp en Bangkok están en algunas de las torres más populares y exclusivas de la ciudad. Actualmente tienen ubicaciones en Ploenchit, Wireless Road, Centralworld y Silom. 

Características

• Dirección registrada para el DBD y el IVA 
• Gestión de correo
• Atención telefónica + número local
• Uso de sala de reuniones
• Business lounges de coworking
• Acceso a oficinas de Servcorp en todo el mundo 
• Personal de apoyo disponible 
• Ayuda con el registro de empresa y el permiso de trabajo 

Precios

El paquete básico de dirección de Servcorp cuesta 3.120 THB al mes, mientras que el paquete completo de oficina virtual cuesta 5.200 THB al mes e incluye todas las características mencionadas.

Spaces

Spaces es otro espacio de trabajo híbrido internacional que ofrece coworking, oficinas de servicios completos y oficinas virtuales. En cuanto a comunidad y diseño, Spaces se parece bastante a WeWork. 

Pertenecen a la misma empresa que Regus, el mayor proveedor de espacios de trabajo del mundo. Spaces cuenta actualmente con más de 7 ubicaciones en Bangkok, entre ellas Empire Tower, Chamchuri Square, Summer Hill y Phahon 19.

Características

• Dirección registrada
• Gestión de correo
• Atención telefónica 
• Acceso a eventos de networking
• Acceso a los business lounges de Spaces en todo el mundo
• Uso de oficina privada y hot desk
• Descuentos en productos y servicios seleccionados en todo el mundo 

Precios

Las tarifas mensuales empiezan en 3.390 THB. Si quieres asistir a eventos de networking y usar los business lounges de Spaces, necesitas al menos el paquete Virtual Office Plus, desde 4.790 THB al mes.

Antares

Antares Office es una empresa boutique de oficinas de servicios completos en Bangkok. Solo tienen una ubicación, en Phrom Pong, junto al centro comercial EmQuartier. Forman parte de Antares Group, una firma integral que ofrece servicios legales, fiscales, contables y de registro de empresas a emprendedores y corporaciones extranjeras en Tailandia y China. 

Características

• Buzón
• Atención telefónica + número local 
• Dirección registrada para el DBD y el IVA 
• Acceso a business lounge
• Uso de hot desk
• Personal de apoyo disponible a través de Antares Group 
• Descuentos en productos y servicios seleccionados en Bangkok

Precios

Antares solo ofrece contratos de 6 o 12 meses. El servicio de buzón cuesta desde 900 THB al mes con un contrato de 12 meses. Sin embargo, si quieres usar la dirección de Antares para registrar una empresa, te costará 7.000 THB al mes.

Cobran además una cuota única de alta de 6.000 THB, que incluye todos los documentos que necesitas para registrar tu empresa, así como la colocación del rótulo con el nombre de tu empresa en la entrada de la oficina y en su tablón de directorio.

Otras opciones destacadas

Bangkok cuenta con muchos proveedores de oficina virtual. Aquí tienes algunas opciones más, de buena reputación y en pleno centro de la ciudad, que ofrecen una dirección comercial de primer nivel y todas las comodidades que puedas necesitar de una oficina virtual.

• Regus – 58 ubicaciones en Bangkok, desde una media de 3.200 THB al mes

• CEO Suite – Ploenchit, desde 1.800 THB al mes

• The Urban Office – Sukhumvit, desde 2.300 THB al mes

• Linuxx Office – Phrom Phong, desde 3.000 THB al mes

• Commonground – Rama 9 y Central World, desde 1.800 THB al mes 

Y ahora, te toca a ti

A medida que ha crecido el número de pequeñas empresas en los últimos años, también lo ha hecho la popularidad de las oficinas virtuales. Aunque son una opción económica y sin complicaciones para lanzar o expandir un negocio en Tailandia, conviene pensar también en cómo afectan a la satisfacción de tus clientes. Prueba distintas oficinas virtuales hasta encontrar la que mejor funcione para tu clientela. Revisa la ubicación en internet y en persona para comprobar si encaja con la imagen de tu empresa. 

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