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Tailandia es el país del papeleo. Esto es así también cuando llevas una empresa aquí. Todo lo que haces requiere montañas de papeleo. Incluso algo tan sencillo como actualizar tu dirección en el banco te exige al menos cinco documentos distintos.
Cuando el papeleo se va acumulando, al final tu oficina termina llena de documentos.
En este artículo te explicamos qué tipo de documentos debes conservar en Tailandia y cómo hacerlo.
Licencias y certificados
Cuando recibas cualquier licencia o certificado, escanéalo y guárdalo siempre en un lugar seguro.
Esto incluye el certificado de registro de la empresa y otros documentos que obtienes al constituirla, el certificado de registro de IVA, el certificado de promoción del BOI y otras licencias necesarias para operar tu negocio.
La mayoría de las veces no los necesitarás. Pero de vez en cuando alguien puede pedírtelos.
Documentos contables
Normalmente debes conservar los registros contables y los documentos justificativos durante al menos cinco años, según la Ley de Contabilidad. En algunos casos, el director general del Departamento de Desarrollo Empresarial puede ordenar que se conserven hasta siete años.
Sin embargo, a efectos fiscales, el Departamento de Ingresos puede revisar impuestos de periodos anteriores en casos concretos, incluso hasta 10 años atrás si no se presentó una declaración de impuestos obligatoria. Por eso, muchas empresas conservan los documentos contables y fiscales durante 10 años.
Si tu oficina no tiene espacio suficiente para guardar los documentos durante 10 años, deberías tener contigo al menos el último año de documentos contables. Los otros nueve años puedes guardarlos en un servicio de autoalmacenamiento.
Por documentos contables entendemos todos los documentos relacionados con los gastos e ingresos de tu empresa, los recibos de las declaraciones de impuestos, los estados financieros, etc.
Contratos
Guardar los contratos te protege si en el futuro surge alguna demanda o disputa.
El número de años que debes conservarlos depende del propósito del contrato y de su duración.
En general, funciona así:
- si es un contrato comercial que implica una compensación económica, consérvalo durante 10 años
- si está relacionado con la declaración de impuestos, consérvalo durante 10 años
- si está relacionado con un empleado, incluyendo el contrato laboral, el salario, las horas extra, etc., consérvalo durante al menos dos años, y más tiempo si hay una queja o disputa laboral pendiente
Documentos de los empleados
Deberías conservar la mayoría de los documentos relacionados con los empleados durante al menos dos años después de que el empleado deje la empresa, por la misma razón que con los contratos: evitar que un empleado presente una demanda contra ti ante los tribunales. Si hay una queja o demanda laboral pendiente, conserva los registros correspondientes hasta que el caso se resuelva de forma definitiva.
Pero cuando se trata de documentos de empleados relacionados con la declaración de impuestos, debes conservarlos durante 10 años.
Otros documentos
Para otros documentos menos importantes, como solicitudes, muchas empresas establecen un periodo de conservación, por ejemplo un año, antes de destruirlos, siempre que no exista ningún motivo legal, fiscal, laboral o comercial para conservarlos más tiempo.
Empresas de autoalmacenamiento
Con todos los documentos que tienes que conservar, es difícil guardarlo todo en tu oficina. Aquí es donde entran en juego las empresas de autoalmacenamiento.
En nuestra empresa usamos DataSafe para guardar documentos. Debes contactar directamente con ellos para conocer las tarifas actuales. Cada caja puede contener 1.000 hojas A4.
Les llamamos para que nos den sus cajas. Ponemos nuestro código interno en cada caja, metemos dentro nuestros documentos y les llamamos para que las recojan.
Tenemos un archivo aparte con el código interno para saber qué documentos tienen guardados.
Cuando necesitamos un documento, les damos el código y nos lo entregan en un plazo de 24 horas.
Un punto importante: si guardas tus documentos contables fuera de tu oficina registrada o del lugar habitual de contabilidad, es posible que debas notificarlo u obtener la aprobación de la autoridad correspondiente, como el Departamento de Desarrollo Empresarial y, para algunos registros fiscales o de IVA, el Departamento de Ingresos. Consulta esto con tu contable cada año.
DataSafe nos indica qué documentos necesitamos y nos avisa cuándo tenemos que hacerlo.
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