HR: Wie Du ein erstklassiges Team thailändischer Mitarbeiter einstellst und führst

In den fast zehn Jahren, in denen ich Unternehmen in Thailand führe, habe ich wahrscheinlich mehr als 200 Vorstellungsgespräche geführt. An das allererste erinnere ich mich noch genau, vor allem an meine Überraschung, als der Kandidat mir sagte, er arbeite nicht so gerne samstags. Offenbar waren die Managementbücher, die ich vor meiner Ankunft gelesen hatte, mit ihren Aussagen zur verbreiteten Sechs-Tage-Woche schon etwas veraltet.

Im Laufe der Jahre habe ich mich auf den neuesten Stand gebracht und selbst zahlreiche neue Recruiting-Methoden ausprobiert – von Stellenanzeigen auf den Toiletten einer IT-Konferenz (witzig, aber erfolglos) bis zur Zusammenarbeit mit Universitätsprofessoren bei der Kandidatensuche (nicht witzig, aber enorm erfolgreich).

Am Ende bin ich zu ein paar soliden Erkenntnissen rund ums Recruiting gekommen, die mir ein starkes Team, deutlich weniger Fluktuation und einen spürbar geringeren Kopfschmerztabletten-Verbrauch eingebracht haben.

Hier sind die Lektionen, die ich als deutscher Unternehmer beim Aufbau eines thailändischen Teams gelernt habe.

Stellenanzeigen schalten

Es gibt nur eine Jobbörse, über die ich wirklich gute englischsprachige Kandidaten gefunden habe: jobsdb.com. Preise und Pakete ändern sich, also am besten direkt auf der Seite die aktuellen Konditionen prüfen; als ich sie zuletzt genutzt habe, gab es deutliche Rabatte, wenn man gleich 2 oder 3 Positionen gleichzeitig inserierte – dann musstest Du mit gut THB7.000++ pro Anzeige rechnen.

Jobthai.com eignet sich für die Suche nach Mitarbeitern ohne Englischkenntnisse (etwa Assistenzkräfte oder Juniors für bestehende Teams), hat in den letzten Jahren aber etwas an Bedeutung verloren. Als ich die Plattform zuletzt genutzt habe, lag der Preis bei rund THB2.000++ pro Anzeige – prüfe die aktuellen Preise bei Jobthai, bevor Du Dein Budget planst.

Ein Punkt, den Du im Hinterkopf behalten solltest: Arbeitgeber in ganz Thailand berichten, dass Stellenanzeigen auf Jobbörsen heute weniger starke Bewerber anziehen als früher. Der Markt hat sich zugunsten der Kandidaten verschoben, sodass selbst für gängige Positionen oft nur ein dünner Pool wirklich passender Leute übrig bleibt.

Personalvermittlungen

Ich habe selbst noch nie eine Personalvermittlung genutzt und kann daher wenig zu ihrer Wirksamkeit sagen. Wenn Du extrem unter Zeitdruck stehst, können sie eine Abkürzung bieten – gegen entsprechendes Honorar. Für kleine Unternehmen und Startups ohne größeres Budget liegt das wahrscheinlich jenseits dessen, was Du ausgeben willst.

Ich erinnere mich an ein Gespräch mit einer solchen Agentur – zusätzlich zu drei Monatsgehältern als Vermittlungsgebühr sollte ich noch THB120.000 für Anzeigen in der Bangkok Post hinblättern. Da stellte sich heraus, dass ich einen Office Manager doch nicht so dringend brauchte.

Der Hauptkritikpunkt, den ich von Unternehmen gehört habe, die tatsächlich mit Personalvermittlungen gearbeitet haben, war das begrenzte Fachwissen: Technisches Personal wurde allein anhand von Schlagworten im Lebenslauf vermittelt, ohne dass das tatsächliche Kompetenzniveau geprüft wurde. Auch eine hohe Fluktuation bei vermittelten Mitarbeitern wurde als Problem genannt. Mein letzter Stand dazu liegt allerdings schon einige Jahre zurück, es kann sich also inzwischen einiges geändert haben.

Empfehlungen nutzen

Ich zahle eine feste Empfehlungsprämie von THB5.000 an Mitarbeiter, wenn eine von ihnen empfohlene Person eingestellt wird und die Probezeit besteht. Auf diesem Weg habe ich tatsächlich einige gute Teammitglieder gefunden, die zuvor ehemalige Kollegen oder Studienfreunde bestehender Mitarbeiter waren. Die Prämie ist hoch genug, um etwas Eigeninitiative zu rechtfertigen, aber nicht so hoch, dass sie zu Empfehlungen ungeeigneter Kandidaten verleitet.

Außerdem frage ich Freunde nach Empfehlungen, besonders Englischprofessoren an lokalen Universitäten. In Bangkok gibt es so viele englischsprachige Dozenten, dass es ziemlich normal ist, gleich mehrere im eigenen Freundeskreis zu haben. Sie zu fragen, wer ihre besten Studenten sind (oder ob sie in Deinem Namen Kontakt aufnehmen), ist eine wahre Goldgrube.

Weil sowohl Bewerber als auch Unternehmen dem ‚Mittelsmann‘ vertrauen, entsteht so ein gutes Matching, und Du findest wirklich starke Kandidaten.

Lebensläufe vorsortieren

Die meisten Bewerbungen, die bei einer Anzeige auf jobsdb.com eingehen, stammen von Leuten, die massenhaft Bewerbungen verschicken (auf anderen Seiten ist es nicht viel besser). Das heißt, für eine gängige Position wie ‚Sekretärin‘ kommen schnell 200 Bewerbungen zusammen. Deshalb brauche ich ein paar schnelle Sortierkriterien, die ich delegieren kann, um die Zahl auf ein handhabbares Maß zu reduzieren:

• Wer kein persönliches Anschreiben mitschickt, wird ignoriert.
• Notenschnitte (GPA) in Thailand sind überraschend aussagekräftig für das, was ich unwissenschaftlich als ‚analytische Intelligenz‘ bezeichnen würde – die Fähigkeit, neue Konzepte zu erfassen. Ich setze meist eine harte Grenze bei etwa 2,5 (darunter gibt es kein Gespräch) und eine weiche Grenze bei 3,0 (darunter braucht es etwas Besonderes, um überhaupt eine Chance auf ein Gespräch zu haben).
• Häufiger Jobwechsel ist ein Problem, besonders bei Berufseinsteigern. Wer öfter als einmal pro Jahr den Job gewechselt hat, wird aussortiert.

Wenn Du bisher nur im Ausland eingestellt hast, wirken diese Kriterien vielleicht gar nicht so streng. In Deutschland etwa werden Bewerber routinemäßig wegen Rechtschreibfehlern in den Bewerbungsunterlagen aussortiert, und schon ein Jobwechsel alle drei Jahre würde als übertrieben gelten.

Hier liegt die Messlatte etwas niedriger, trotzdem reduzieren diese Kriterien den Bewerberpool um 70-80 %.

Vorstellungsgespräche und Tests durchführen

Der zuverlässigste Weg, Hard Skills zu prüfen, sind Tests. Sie sagen mehr aus als bisherige Berufserfahrung, Noten in einem bestimmten Fach oder der persönliche Eindruck.

• Englisch: Mein liebster Test für Englischkenntnisse ist der sogenannte ‚Elvis-Test‘. Kandidaten sollen eine bizarre Kurzgeschichte (mit Elvis als Hauptfigur) zusammenfassen. Dieser ungewöhnliche Test zeigt schnell, wie gut jemand die Geschichte insgesamt versteht, die Kernpunkte erkennt und sich verständlich ausdrücken kann.
• Tech: Ich lasse Kandidaten mit Stift und Papier eine Datenbank entwerfen und Pseudocode für ein Projekt schreiben.
• Admin: Ich gebe Kandidaten eine Liste von Aufgaben und lasse sie diese nach gefühlter Wichtigkeit ordnen. Danach dürfen sie Fragen stellen und ihre Entscheidungen begründen.

Eine gute Grundregel für alle Vorstellungsgespräche: Führe sie gemeinsam mit einem bestehenden Mitarbeiter durch. Idealerweise ist das die künftige Führungskraft, aber auch ein künftiger Kollege funktioniert. Das hat mehrere Vorteile:

• Ein Kandidat, der ‚verwestlicht‘ wirkt (etwa besonders offen oder direkt), zeigt damit womöglich eher fehlendes Taktgefühl als eine Anpassung an fremde kulturelle Konzepte. Solange Du noch kein Gespür für das kulturelle Umfeld entwickelt hast, ist der Unterschied schwer zu erkennen. Ein Local an Deiner Seite liefert dazu eine zusätzliche Einschätzung.
• Menschen verhalten sich oft anders, wenn das Gespräch in einer Fremdsprache stattfindet. In ihrer Muttersprache greifen sie eher zu Standardfloskeln, in einer Fremdsprache wirken sie oft direkter. Gleichzeitig sind sie unsicherer, ängstlicher und vorsichtiger, wenn sie eine Sprache sprechen, die ihnen weniger vertraut ist. Ein zweisprachiges Gespräch zeigt Dir diesen Unterschied.
• Dir selbst kann alles Mögliche einen Streich spielen, vom Halo-Effekt bis zu einem einfach schlechten Tag. Ein zweites Augen- und Ohrenpaar hilft, mögliche Fehler im eigenen Urteil auszugleichen.

Mein Hauptziel im Gespräch ist herauszufinden, ob jemand kulturell passt. Die nötigen Hard Skills werden über Tests geprüft, die sich an der tatsächlichen Arbeit orientieren.

Eintauchen ins Team ermöglichen

Wenn ein Kandidat nach dem Gespräch vielversprechend wirkt, frage ich, ob er oder sie etwas Zeit mit dem künftigen Team verbringen möchte, um zu sehen, mit wem und woran sie arbeiten würden.

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• Das ist eine gute Gelegenheit, ein Gefühl für die Unternehmenskultur und die tatsächliche Arbeit zu bekommen. Das ist wichtig, weil selbst geeignete Kandidaten oft zu schüchtern sind, um auf Englisch Fragen zu stellen. Diese Schüchternheit stört mich nicht, ich habe jede Menge großartige, schüchterne Mitarbeiter.
• In der entspannteren Atmosphäre lernen sich Kandidat und Unternehmen besser kennen, was zu einer fundierteren Entscheidung führt und die Kündigungsrate während der Probezeit auf beiden Seiten senkt.
• Ich bekomme außerdem wertvolles Feedback von meinen eigenen Mitarbeitern zu ihrem Eindruck von neuen Kandidaten, denn ohne den ‚Chef‘ im Raum sind Kandidaten meist weniger zurückhaltend, offener und direkter.

Die richtige Wahl treffen

Die wichtigste Lektion, die ich beim Einstellen gelernt habe: Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, eine positive Einstellung und Aufgeschlossenheit zählen mehr als Hard Skills wie Englischkenntnisse oder bisherige Berufserfahrung. Einstellung und kulturelle Passung lassen sich nicht beibringen. Hier ein paar weitere Faktoren, die Du berücksichtigen solltest:

• Überlege, wie wichtig Beständigkeit für die Position ist. Manche Mitarbeiter sind produktiver, andere loyaler. Stelle entsprechend ein.
• Stelle nicht einfach die klügste Person ein, die Du bekommen kannst, sondern jemanden, der sich durch den Job herausgefordert fühlt. Sonst suchst Du alle 9 bis 12 Monate einen Ersatz.
• Stelle bescheidene Menschen ein. Du wirst ihnen wahrscheinlich viel beibringen müssen, und kulturelle Unterschiede werden eine Rolle spielen. Bescheidene Menschen sorgen dafür, dass Ego nicht dem Wissenstransfer oder der Kommunikation im Weg steht.

Mein Team ist bei Neueinstellungen meist auf zwei Arten beteiligt. Zum einen direkt, indem der ‚Leiter‘ des Teams (oder, falls es keinen gibt, ein anderes Teammitglied) beim eigentlichen Gespräch dabei ist und eigene Fragen stellen kann.

Zum anderen setze ich vielversprechende Kandidaten für etwa 30 Minuten, meist direkt im Anschluss an das Gespräch, mit dem Team zusammen, damit sie ihre Fragen beantwortet bekommen und sehen, wie der Job wirklich ist. Das Team präsentiert Unternehmen und Job dabei ganz einfach, indem es zeigt, woran es arbeitet und wie die Arbeitskultur aussieht. Im Gegenzug bekommt das Team einen sehr authentischen, praxisnahen Eindruck vom Kandidaten und kann zusätzliches Feedback zur Einstellungsentscheidung geben.

Die Probezeit gestalten

Es kommt wirklich selten vor, dass ich jemanden nach der Probezeit nicht übernehme. Zu diesem Zeitpunkt bin ich meist überzeugt, dass der Kandidat Potenzial hat, auch wenn sich dieses Potenzial während der eher kurzen Probezeit, die viele thailändische Arbeitgeber ansetzen, noch nicht voll zeigt: Nach thailändischem Arbeitsrecht entsteht grundsätzlich ab 120 Beschäftigungstagen ein Anspruch auf Abfindung.

An dieser Stelle lohnt sich der Hinweis, dass Du ordentliche Arbeitsverträge von einer Kanzlei aufsetzen lassen solltest. Das kostet in der Regel weniger als THB10.000. Wenn ein auf Arbeitsrecht spezialisierter Anwalt Deine Unterlagen ordentlich aufsetzt, schützt Dich das nicht nur vor späteren Problemen, es gibt auch Deinen Mitarbeitern Vertrauen und zeigt, dass Du alles korrekt handhabst. Mach Dich außerdem mit den wichtigsten Arbeitgeberpflichten für Unternehmer vertraut, bevor Deine erste Neueinstellung die Probezeit übersteht.

Klappt es nicht, gebe ich der Person meist den Rest des Monats bezahlt frei oder zahle ein Monatsgehalt als Ausgleich, zusätzlich zu einer eventuell gesetzlich vorgeschriebenen Kündigungsfrist oder Abfindung. Das erhält Dir den guten Ruf, lässt alle Beteiligten ihr Gesicht wahren, ist fair gegenüber jemandem, der das Risiko eingegangen ist, einen vermeintlich sicheren Job aufzugeben, und zeigt Deinem übrigen Team, dass Dir die Menschen wichtig sind.

Talente halten

Du hast also einen guten Kandidaten gefunden und die Probezeit ist bestanden. Wie sorgst Du dafür, dass die Person bleibt und nicht schon vor Jahresende wieder kündigt? Ich habe einen Leitfaden zu interkulturellem Management in Thailand zusammengestellt, der viele mögliche Fallstricke behandelt und zeigt, wie Du Deine Mitarbeiter zufrieden, Dich selbst bei Verstand und die Fluktuation niedrig hältst.

Ich hoffe, das oben Gesagte gibt Dir einen guten Einblick in bewährte Recruiting-Praktiken. Wenn Du Fragen hast oder eigene Vorschläge machen möchtest, schreib sie gerne in die Kommentare. Bedenke aber, dass Einstellen nur der erste Schritt ist. In kommenden Beiträgen gehe ich näher darauf ein, wie Du Dein Team organisierst, Deinen Führungsstil entwickelst und eine positive Unternehmenskultur förderst.

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