Es gibt einige Dinge zu erledigen, wenn Du Dein Büro an einen neuen Standort verlegst, abgesehen davon, dass Du Dich um Deine Sachen kümmern musst.
Den aktuellen Vertrag regeln
Je nach Vertrag musst Du den Vermieter in der Regel ein bis zwei Monate vor dem Auszug schriftlich informieren.
Dein Vermieter sollte Dir die Kaution einige Wochen nach dem Auszug zurückerstatten. Erwarte aber nicht, sie in voller Höhe zurückzubekommen, denn die Kosten für Reinigung, Reparaturen, Anstrich und Renovierungen gehen weiterhin zu Deinen Lasten.
Diese Kosten werden von der Kaution abgezogen.
Nicht benötigte Gegenstände verkaufen
Das Allererste, was Du beim Umzug in ein neues Büro tun solltest, ist zu entscheiden, welche Gegenstände Du mitnehmen und welche Du verkaufen möchtest.
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, Dinge loszuwerden, die Du nicht mehr brauchst: verkaufen oder spenden.
Normalerweise verschenken oder verkaufen wir nicht benötigte Sachen zuerst an unsere Mitarbeiter. Danach sagen wir den Reinigungskräften im Bürogebäude Bescheid, dass wir ausziehen. Diese Reinigungskräfte haben meist viele Kontakte.
Sie können die Nachricht schnell verbreiten, sodass Du nicht benötigte Möbel und Elektrogeräte recht zügig loswerden solltest.
Beim Verkauf von Firmengegenständen solltest Du immer eine Quittung oder Steuerrechnung ausstellen. Wenn Dein Unternehmen umsatzsteuerregistriert ist, musst Du auch die Mehrwertsteuer ausweisen. Das ist gesetzlich vorgeschrieben.
Nicht benötigte Gegenstände spenden
Wenn Du nicht verkaufen möchtest, ist Spenden ebenfalls eine gute Option. In Thailand kannst Du an Tempel und Stiftungen spenden.
Einige beliebte Anlaufstellen, die gespendete Gegenstände annehmen, sind:
- The Mirror Foundation: Eine der bekanntesten Stiftungen Thailands. Sie nimmt viele Arten von Second-Hand-Gegenständen an, darunter Kleidung, Bücher, Möbel, Computer, Elektronik, medizinische Geräte, Schreibwaren und Trockenlebensmittel.
- Second Chance Bangkok: Eine gute Option, wenn Du in Bangkok bist. Sie nehmen saubere Kleidung, Babyartikel, Spielzeug, Küchenutensilien, funktionierende Elektronik, Computer, Bücher, Bettwäsche, Möbel, Musikinstrumente, Sportausrüstung und Büromaterial an.
- Baan Nokkamin Foundation: Diese Stiftung unterstützt Waisen, Straßenkinder, benachteiligte Kinder, ältere Menschen und Personen in der Genesung von einer Suchterkrankung. Sie ist eine gute Anlaufstelle, um Kleidung, Schreibwaren, Haushaltsartikel und andere nützliche Dinge zu spenden.
Bevor Du spendest, ist es am besten, zuerst Kontakt mit der Stiftung aufzunehmen und zu fragen, was sie derzeit annimmt. Manche Stellen akzeptieren nur Gegenstände in gutem Zustand, andere nehmen große Möbel nur an, wenn Du vorab eine Abholung vereinbarst.
Du solltest den Tempel oder die Stiftung außerdem bitten, Dir für alle gespendeten Gegenstände eine Quittung für die Buchhaltung auszustellen.
Dokumente einlagern
Ein Unternehmen in Thailand zu führen, bringt jede Menge Papierkram mit sich. Wenn der Umzug in ein neues Büro ansteht, hat sich vielleicht ein ganzer Berg an Dokumenten angesammelt, um den Du Dich kümmern musst.
Wir lagern unsere Dokumente in der Regel bei DataSafe , einem Dokumentenlagerungs-Service.
Wir behalten nur die Buchhaltungsunterlagen der letzten zwei Jahre bei uns sowie weitere Dokumente, die wir von Zeit zu Zeit brauchen könnten, etwa Verträge und Personalakten. Der Rest wandert ins Lager.
Eine Umzugsfirma finden
Für den Umzug hast Du zwei Möglichkeiten: professionelle Umzugsfirmen oder freiberufliche Umzugshelfer.
Wir bitten in der Regel unsere Sekretärin, einen freiberuflichen Umzugshelfer zu finden. Das ist deutlich günstiger und sie erledigen die Arbeit genauso gut. Du kannst auch die Reinigungskräfte oder die Verwaltung des Bürogebäudes nach Empfehlungen fragen.
Unser Favorit ist Tonnam . Das ist ein Umzugsunternehmen in Bangkok, das gut und recht günstig ist. Darüber hinaus kannst Du auch die Lalamove-App nutzen.
Du kannst auch unseren ausführlichen Artikel darüber lesen, wie Du ein Umzugsunternehmen für Inlandsumzüge in Thailand findest.
Festnetz- und Internetpaket aktualisieren
Vergiss nicht, Dein Festnetz- und Internetpaket vor dem Auszug zu aktualisieren oder zu kündigen.
Erkundige Dich bei Deinem neuen Büro, welchen Internetanbieter sie nutzen, und kläre die Optionen fürs Festnetz, da sie eventuell an einen bestimmten Anbieter gebunden sind.
Handelt es sich um denselben Anbieter, den Du aktuell nutzt, kannst Du Dein derzeitiges Internetpaket und Deine Telefonnummer womöglich im neuen Büro behalten.
Adresse aktualisieren
Die Adresse zu aktualisieren ist der schlimmste Teil eines Umzugs. Du musst jede Behörde selbst aufsuchen oder jemanden mit einer Vollmacht in Deinem Namen schicken.
Normalerweise aktualisieren wir die Adresse selbst, ohne sie auszulagern. Es ist ein unkomplizierter, aber auch zeitaufwendiger Prozess.
Hier ist eine Liste der Behörden und Stellen, mit denen Du Dich befassen musst, wenn Du die Firmenadresse aktualisierst.
Bitte beachte, dass sich die in diesem Abschnitt genannten Dokumente ändern können. Du solltest Dich vorab bei jeder Stelle erneut erkundigen.
Finanzamt (Revenue Department)
Du musst das Finanzamt in Deinem Gebiet mindestens 15 Tage vor dem Auszug kontaktieren.
Wenn Du in ein neues Gebiet ziehst, musst Du das Finanzamt in beiden Gebieten kontaktieren.
Liegt Dein Unternehmen zum Beispiel in Ratchada und Du möchtest nach Sathorn umziehen, musst Du die Finanzämter sowohl in Ratchada als auch in Sathorn kontaktieren.
Um Deine Adresse beim Finanzamt zu aktualisieren, brauchst Du in der Regel Folgendes:
- Drei Sätze des Formulars P.P.09 (ภ.พ.09), das Änderungsformular zur Umsatzsteuerregistrierung, erhältlich beim Finanzamt
- P.P.20 (ภ.พ.20)
- Mietvertrag (vom Vermieter Deines neuen Büros)
- Einverständniserklärung (vom Vermieter Deines neuen Büros)
- Anfahrtsskizze zum neuen Büro
- Fotos Deines neuen Büros. Sie müssen das gesamte Bürogebäude, Dein Firmenschild und Deine Bürofläche zeigen
Bitte beachte, dass jedes Finanzamt einen anderen Satz an Dokumenten verlangt. Manchmal fordern sogar verschiedene Sachbearbeiter desselben Amtes unterschiedliche Unterlagen an. Deshalb ist es wichtig, den gesamten Prozess über mit demselben Finanzamtsmitarbeiter zu kommunizieren. Aus diesem Grund solltest Du nach seinem oder ihrem Namen und den Kontaktdaten fragen.
Du kannst eine Vollmacht ausstellen und jemanden bitten, Deine Adresse in Deinem Namen beim Finanzamt zu aktualisieren.
Sobald Du alle Dokumente eingereicht hast, solltest Du innerhalb weniger Wochen ein aktualisiertes P.P.20 erhalten.
Du darfst Deine Rechnungsangaben erst dann auf die neue Adresse ändern, wenn Du ein aktualisiertes P.P.20 vom Finanzamt erhalten hast.
Department of Business Development
Nach dem Finanzamt solltest Du Deine Adresse beim Department of Business Development aktualisieren. Bei einer Limited Company müssen Änderungen an eingetragenen Angaben wie der Adresse des Hauptsitzes in der Regel innerhalb von 14 Tagen nach der Änderung beim DBD registriert werden. Die aktualisierte Handelsregistereintragung brauchst Du, um Deine Adresse bei anderen Stellen zu aktualisieren.
Die Adressaktualisierung beim Department of Business Development ist recht unkompliziert. Die Anleitungen und Formulare gibt es auf deren Website.
Du musst die erforderlichen Formulare ausfüllen und sie dann über einen verfügbaren Einreichungsweg beim Department of Business Development einreichen.
Bitte beachte, dass je nach Deinen Firmenunterlagen und der Einreichungsmethode die Einreichung durch Dich selbst, einen bevollmächtigten Geschäftsführer oder einen Vertreter mit Vollmacht erfolgen muss. Alternativ kannst Du auch eine Buchhaltungsfirma damit beauftragen.
Sozialversicherung (Social Security)
Die Adressaktualisierung bei der Sozialversicherung ist ein unkomplizierter Vorgang. Sobald Du die aktualisierte Handelsregistereintragung hast, gehst Du mit den folgenden Dokumenten zum Sozialversicherungsamt, das Dein Arbeitgeberkonto betreut:
- Formular S.P.S. 6-15 (สปส.6-15), als Download auf der SSO-Website verfügbar
- Anfahrtsskizze zum neuen Büro
- Eine unterschriebene Kopie der Handelsregistereintragung
- P.P.20 oder P.P.09 vom Finanzamt
- Vollmacht
Board of Investment
Wenn Dein Unternehmen vom BOI gefördert wird, musst Du Deine Adresse beim BOI aktualisieren. Erkundige Dich beim BOI oder bei Deinem BOI-Sachbearbeiter, ob die Aktualisierung über die E-Services des BOI eingereicht werden kann oder persönlich erfolgen muss.
In der Regel brauchst Du Folgendes:
- Ein Schreiben mit Deinem Firmenlogo an das BOI, in dem Du mitteilst, dass Du in ein neues Büro umgezogen bist
- Eine unterschriebene Kopie der Handelsregistereintragung
- BOI-Zertifikat
- Vollmacht
Anschließend solltest Du das aktualisierte BOI-Zertifikat innerhalb weniger Wochen zurückerhalten.
Banken
Um die Firmenadresse zu aktualisieren, musst Du zu der Bankfiliale gehen, in der Du Dein Firmenkonto eröffnet hast.
Jede Bank verlangt andere Dokumente. In der Regel brauchst Du:
- Eine unterschriebene Kopie der Handelsregistereintragung
- Das bankeigene Formular zur Adressaktualisierung
- Ein Schreiben mit Deinem Firmenlogo, um ihnen mitzuteilen, dass Du in ein neues Büro umgezogen bist*
*Es muss exakt den von den Banken geforderten Wortlaut enthalten.
Bitte beachte, dass jedes Bankkonto und jede Kreditkarte einen eigenen Satz an Dokumenten erfordert.
Wenn Du zum Beispiel zwei Bankkonten und drei Kreditkarten hast, bedeutet das, dass Du fünf Sätze an Dokumenten vorbereiten musst, selbst wenn sie alle von derselben Bank stammen.
Je nach Bank musst Du eventuell selbst hingehen oder auch nicht.
Dienstleister
Sobald Du mit den Banken fertig bist, ist es Zeit, Deine Adresse bei jedem Dienstleister zu aktualisieren, den Du nutzt.
Sie bitten Dich eventuell, einige Formulare auszufüllen und ihnen eine unterschriebene Kopie der Handelsregistereintragung zu geben. Das war es dann meist auch schon.
Post regeln
Selbst nachdem Du Deine Firmenadresse bei jeder erdenklichen Stelle aktualisiert hast, besteht immer noch die Möglichkeit, dass manche Leute weiterhin Post an Deine alte Adresse schicken.
Daher solltest Du Deine alte Adresse ab und zu aufsuchen, um Deine gesamte Post abzuholen. Wenn Du ein gutes Verhältnis zu einer Reinigungskraft dort hast, kannst Du sie bitten, Deine Post für Dich im Auge zu behalten.
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