Déménager votre bureau implique bien plus que le simple transport de vos affaires : plusieurs démarches vous attendent.
Points clés à retenir
- Prévenez votre bailleur par écrit un à deux mois avant votre date de départ, comme l’exigent la plupart des baux commerciaux thaïlandais.
- Vendez ou donnez le matériel de bureau inutilisé avant le déménagement : proposez-le d’abord à vos employés, puis aux femmes de ménage de l’immeuble, qui ont souvent un bon réseau d’acheteurs.
- Si vous vendez des biens de l’entreprise, établissez un reçu ou une facture pour chaque article : les entreprises assujetties à la TVA doivent l’inclure dans ces ventes.
- Des associations reconnues comme la Mirror Foundation ou Second Chance Bangkok acceptent de nombreux types de dons, mais mieux vaut les contacter au préalable pour savoir ce dont elles ont besoin.
- Confiez vos documents financiers à un service d’archivage comme DataSafe, et ne conservez dans votre nouveau bureau que les deux dernières années de comptabilité.
- Mettez à jour l’adresse de votre entreprise auprès du Department of Business Development dans les 14 jours suivant le déménagement, et informez votre banque, votre assureur et les administrations concernées.
- Faites appel à un déménageur professionnel pour le matériel informatique et les serveurs : une erreur lors d’un déménagement en solo peut coûter, en perte de données ou en dégâts, bien plus cher que le déménagement lui-même.
Gérer votre contrat actuel
Selon votre contrat, il faut généralement prévenir le bailleur par écrit un à deux mois avant votre départ.
Le bailleur doit normalement vous restituer la caution quelques semaines après votre départ. Ne vous attendez toutefois pas à la récupérer en totalité, puisqu’il faut couvrir les frais de nettoyage, de réparation, de peinture et de rénovation.
Ces frais seront déduits de la caution.
Vendre le matériel inutilisé
La toute première étape, quand on déménage vers un nouveau bureau, consiste à décider quels équipements garder et lesquels vendre.
Pour vous débarrasser de ce dont vous n’avez plus besoin, deux options s’offrent à vous : la vente ou le don.
En général, nous proposons d’abord le matériel inutilisé à nos employés, gratuitement ou à la vente. Ensuite, nous prévenons les femmes de ménage de l’immeuble que nous déménageons. Elles ont souvent un bon carnet d’adresses.
Elles font vite passer le mot, ce qui permet en général de vendre rapidement les meubles et appareils électroniques dont vous ne voulez plus.
Établissez toujours un reçu ou une facture lorsque vous vendez du matériel de l’entreprise. Si votre société est assujettie à la TVA, celle-ci doit aussi y figurer. C’est une obligation légale.
Faire don du matériel inutilisé
Si vous préférez ne pas vendre, le don reste une bonne option. Vous pouvez donner à des temples ou à des fondations en Thaïlande.
Voici quelques organismes reconnus qui acceptent les dons :
- The Mirror Foundation : l’une des fondations les plus connues de Thaïlande. Elle accepte de nombreux articles d’occasion, notamment vêtements, livres, meubles, ordinateurs, appareils électroniques, matériel médical, fournitures de bureau et denrées sèches.
- Second Chance Bangkok : une bonne option si vous êtes à Bangkok. L’association accepte les vêtements propres, les articles pour bébé, les jouets, les ustensiles de cuisine, les appareils électroniques en état de marche, les ordinateurs, les livres, la literie, les meubles, les instruments de musique, le matériel de sport et les fournitures de bureau.
- Baan Nokkamin Foundation : cette fondation vient en aide aux orphelins, aux enfants des rues, aux enfants défavorisés, aux personnes âgées et aux personnes en cours de désintoxication. C’est un bon endroit pour donner vêtements, fournitures, articles ménagers et autres objets utiles.
Avant de faire un don, mieux vaut contacter la fondation pour savoir ce qu’elle accepte actuellement. Certaines n’acceptent que des articles en bon état, tandis que d’autres ne prennent les meubles encombrants que si un enlèvement est organisé à l’avance.
Pensez aussi à demander au temple ou à la fondation un reçu pour tous les articles donnés, à des fins comptables.
Archiver vos documents
Diriger une entreprise en Thaïlande implique une quantité importante de documents. Au moment de déménager, vous vous retrouvez souvent avec une pile de papiers à gérer.
De notre côté, nous confions nos documents à DataSafe , un service d’archivage.
Nous ne gardons sur place que les deux dernières années de comptabilité, ainsi que les documents consultés régulièrement, comme les contrats et les dossiers du personnel. Le reste part en archivage.
Trouver un déménageur
Deux options s’offrent à vous pour le déménagement : une entreprise professionnelle ou un déménageur indépendant.
En général, nous demandons à notre secrétaire de trouver un déménageur indépendant. C’est bien moins cher, et le résultat est tout aussi bon. Vous pouvez aussi demander conseil aux femmes de ménage ou à la gestion de l’immeuble.
Notre déménageur préféré est Tonnam , basé à Bangkok, sérieux et plutôt abordable. Vous pouvez aussi utiliser l’application Lalamove.
Vous pouvez aussi consulter notre article complet sur comment trouver une entreprise de déménagement en Thaïlande .
Mettre à jour votre ligne fixe et votre forfait internet
N’oubliez pas de mettre à jour ou de résilier votre ligne fixe et votre forfait internet avant de déménager.
Renseignez-vous auprès de votre futur bureau sur le fournisseur internet utilisé et sur les options de ligne fixe, car l’immeuble est parfois lié à un opérateur précis.
Si c’est le même fournisseur que le vôtre, il est parfois possible de conserver votre forfait internet et votre numéro de téléphone dans les nouveaux locaux.
Mettre à jour votre adresse
Mettre à jour son adresse est sans doute la partie la plus pénible du déménagement. Il faut se rendre soi-même auprès de chaque organisme, ou y envoyer quelqu’un muni d’une procuration.
En général, nous faisons cette démarche nous-mêmes plutôt que de la sous-traiter. C’est assez simple, mais cela peut aussi prendre du temps.
Voici la liste des organismes à contacter pour mettre à jour l’adresse de votre entreprise.
Notez que les documents mentionnés dans cette section peuvent changer. Vérifiez toujours auprès de chaque organisme avant d’entamer les démarches.
Revenue Department
Vous devez contacter le Revenue Department de votre zone au moins 15 jours avant votre déménagement.
Si vous changez de zone, vous devez contacter le Revenue Department des deux zones concernées.
Par exemple, si votre entreprise est à Ratchada et que vous déménagez à Sathorn, il faut contacter les Revenue Departments de Ratchada et de Sathorn.
Pour mettre à jour votre adresse auprès du Revenue Department, voici ce qu’il faut généralement fournir :
- Trois exemplaires du formulaire P.P.09 (ภ.พ.09), le formulaire de modification d’immatriculation à la TVA, disponible auprès du Revenue Department
- P.P.20 (ภ.พ.20)
- Le contrat de location (fourni par le bailleur de votre nouveau bureau)
- La lettre de consentement (fournie par le bailleur de votre nouveau bureau)
- Un plan d’accès au nouveau bureau
- Des photos du nouveau bureau. Elles doivent montrer l’ensemble de l’immeuble, l’enseigne de votre entreprise et vos locaux
Notez que chaque Revenue Department demande un ensemble de documents différent. Parfois, même au sein d’un même bureau, les agents ont des exigences différentes. Il est donc important de garder le même interlocuteur tout au long de la procédure. C’est pourquoi il vaut mieux demander son nom et ses coordonnées.
Vous pouvez établir une procuration et charger quelqu’un de faire cette démarche à votre place auprès du Revenue Department.
Une fois tous les documents déposés, vous devriez recevoir un P.P.20 mis à jour sous quelques semaines.
Ne modifiez vos informations de facturation avec la nouvelle adresse qu’une fois le P.P.20 mis à jour obtenu auprès du Revenue Department.
Department of Business Development
Après le Revenue Department, mettez à jour votre adresse auprès du Department of Business Development. Pour une société à responsabilité limitée, tout changement des informations enregistrées, comme l’adresse du siège social, doit généralement être déclaré au DBD dans les 14 jours suivant le changement. Vous aurez besoin de l’immatriculation mise à jour pour effectuer les démarches auprès des autres organismes.
La démarche auprès du Department of Business Development est assez simple. Les instructions et les formulaires sont disponibles sur leur site.
Remplissez les formulaires requis, puis déposez-les auprès du Department of Business Development par l’un des canaux de dépôt disponibles.
Notez que selon vos documents d’entreprise et le mode de dépôt choisi, c’est vous, un administrateur autorisé, ou un représentant muni d’une procuration qui devra s’en charger. Vous pouvez aussi confier cette tâche à un cabinet comptable.
Social Security
Mettre à jour votre adresse auprès de la Social Security est une démarche simple. Une fois votre immatriculation mise à jour en main, rendez-vous au bureau de la Social Security qui gère votre compte employeur, muni des documents suivants :
- Le formulaire S.P.S. 6-15 (สปส.6-15), téléchargeable sur le site de la SSO
- Un plan d’accès au nouveau bureau
- Une copie signée de l’immatriculation de l’entreprise
- Le P.P.20 ou le P.P.09 du Revenue Department
- Une procuration
Board of Investment
Si votre entreprise bénéficie de la promotion du BOI, vous devez également mettre à jour votre adresse auprès de cet organisme. Vérifiez auprès du BOI ou de votre référent si la démarche peut se faire via les e-services du BOI ou doit être déposée en personne.
Voici ce qu’il faut généralement fournir :
- Une lettre à en-tête de votre entreprise informant le BOI de votre déménagement
- Une copie signée de l’immatriculation de l’entreprise
- Le certificat du BOI
- Une procuration
Vous devriez ensuite recevoir le certificat du BOI mis à jour sous quelques semaines.
Banks
Vous devez vous rendre dans l’agence bancaire où vous avez ouvert votre compte professionnel pour mettre à jour l’adresse de l’entreprise.
Chaque banque demande des documents différents. En général, il faut :
- Une copie signée de l’immatriculation de l’entreprise
- Leur propre formulaire de mise à jour d’adresse
- Une lettre à en-tête de votre entreprise les informant de votre déménagement*
*Le libellé exact exigé par les banques doit être respecté.
Notez que chaque compte bancaire et chaque carte de crédit nécessitent un dossier distinct.
Par exemple, si vous avez deux comptes bancaires et trois cartes de crédit, cela signifie qu’il faut préparer cinq dossiers, même s’ils proviennent tous de la même banque.
Selon la banque, votre présence en personne peut être requise ou non.
Les prestataires de services
Une fois les démarches bancaires terminées, il est temps de mettre à jour votre adresse auprès de tous les prestataires de services que vous utilisez.
Ils vous demanderont sans doute de remplir quelques formulaires et de fournir une copie signée de l’immatriculation de l’entreprise. C’est généralement tout ce qu’il faut.
Gérer votre courrier
Même après avoir mis à jour votre adresse auprès de tous les organismes possibles, certains courriers continueront sans doute d’arriver à votre ancienne adresse.
Il peut donc être utile de repasser de temps en temps à l’ancienne adresse pour récupérer votre courrier. Si vous êtes en bons termes avec une femme de ménage sur place, vous pouvez lui demander de surveiller votre boîte aux lettres.
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