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Hay varias cosas que debes hacer para mudar tu oficina a un nuevo lugar, más allá de encargarte de tus pertenencias.
Puntos clave
- Avisa a tu casero por escrito uno o dos meses antes de tu fecha de mudanza, tal como exigen la mayoría de los contratos comerciales tailandeses.
- Vende o dona los artículos de oficina que no uses antes de mudarte: da prioridad a tus empleados y luego pregunta a las señoras de la limpieza del edificio, que suelen tener contactos de compradores.
- Si vendes bienes de la empresa, emite un recibo o factura por cada artículo — las empresas registradas en el IVA deben incluir el IVA en estas ventas.
- Fundaciones registradas como Mirror Foundation y Second Chance Bangkok aceptan una amplia variedad de artículos donados, pero contacta con ellas primero para confirmar qué necesitan en ese momento.
- Guarda los documentos financieros con un servicio de almacenamiento de documentos como DataSafe y conserva solo los registros contables de los últimos dos años en tu nueva oficina.
- Actualiza la dirección de tu empresa en el Departamento de Desarrollo Empresarial en un plazo de 14 días tras la mudanza, y avisa a tu banco, tu aseguradora y cualquier organismo gubernamental pertinente.
- Contrata una empresa de mudanzas profesional para el equipo de oficina y los servidores — los errores en una mudanza por tu cuenta pueden provocar pérdida o daño de datos que acaba costando más que la propia mudanza.
Gestiona tu contrato actual
Dependiendo de tu contrato, normalmente debes avisar al casero por escrito uno o dos meses antes de mudarte.
Tu casero debería devolverte la fianza unas semanas después de que te mudes. No esperes recuperarla íntegra, ya que tendrás que asumir los costes de limpieza, reparaciones, pintura y reformas.
Estos costes se descontarán de la fianza.
Vende los artículos que no uses
Lo primero que debes hacer al mudarte a una nueva oficina es decidir qué artículos necesitas llevarte y cuáles vender.
En general, hay dos formas de deshacerte de lo que ya no necesitas: venderlo o donarlo.
Normalmente, primero regalamos o vendemos lo que no usamos a nuestros empleados. Después, avisamos a las señoras de la limpieza del edificio de que nos mudamos. Estas señoras suelen tener muchos contactos.
Corren la voz rápidamente, y así sueles poder vender enseguida los muebles y aparatos electrónicos que ya no usas.
Siempre debes dar un recibo o factura al vender artículos de la empresa. Si tu empresa está registrada en el IVA, también debes incluirlo. Es un requisito legal.
Dona los artículos que no uses
Si no quieres vender, donar es también una buena opción. Puedes donar a templos y fundaciones en Tailandia.
Algunos sitios populares que aceptan artículos donados son:
- The Mirror Foundation: una de las fundaciones más conocidas de Tailandia. Aceptan muchos tipos de artículos de segunda mano, como ropa, libros, muebles, ordenadores, aparatos electrónicos, equipo médico, material de oficina y alimentos secos.
- Second Chance Bangkok: una buena opción si estás en Bangkok. Aceptan ropa limpia, artículos para bebés, juguetes, menaje de cocina, aparatos electrónicos que funcionen, ordenadores, libros, ropa de cama, muebles, instrumentos musicales, equipo deportivo y material de oficina.
- Baan Nokkamin Foundation: esta fundación apoya a huérfanos, niños de la calle, menores desfavorecidos, personas mayores y personas en recuperación de una adicción. Es un buen sitio para donar ropa, material de oficina, artículos del hogar y otros objetos útiles.
Antes de donar, lo mejor es contactar primero con la fundación y preguntar qué aceptan en ese momento. Algunos sitios solo aceptan artículos en buen estado, mientras que otros pueden no aceptar muebles grandes a menos que organices la recogida con antelación.
También deberías pedir al templo o fundación que te dé un recibo por todos los artículos que dones, para tu contabilidad.
Guarda tus documentos
Llevar una empresa en Tailandia implica mucha documentación. Cuando llega el momento de mudarte a una nueva oficina, puede que tengas una pila de documentos con los que lidiar.
Lo que solemos hacer es guardar nuestros documentos en DataSafe , un servicio de almacenamiento de datos.
Solo conservamos con nosotros los documentos contables de los últimos dos años y otros documentos que podamos necesitar de vez en cuando, como contratos y expedientes de empleados. El resto va a almacenamiento.
Busca una empresa de mudanzas
Tienes dos opciones para la mudanza: empresas de mudanzas profesionales o transportistas autónomos.
Lo que solemos hacer es pedirle a nuestra secretaria que busque un transportista autónomo. Sale mucho más barato y el trabajo queda igual de bien. También puedes preguntar a las señoras de la limpieza o a la administración del edificio para que te recomienden a alguien.
Nuestra empresa de mudanzas favorita es Tonnam . Son transportistas de Bangkok, buenos y bastante baratos. También puedes usar la aplicación Lalamove.
También puedes leer nuestro artículo completo sobre cómo encontrar una empresa de mudanzas nacional en Tailandia .
Actualiza tu teléfono fijo y tu paquete de internet
No olvides actualizar o cancelar tu teléfono fijo y tu paquete de internet antes de mudarte.
Consulta con tu nueva oficina qué proveedor de internet utilizan y qué opciones de teléfono fijo tienen, ya que podrían estar vinculados a un proveedor específico.
Si es el mismo proveedor que usas actualmente, podría ser posible mantener tu paquete de internet y tu número de teléfono actuales en la nueva oficina.
Actualiza tu dirección
Actualizar tu dirección es la peor parte de una mudanza. Debes visitar cada organismo en persona o enviar a alguien en tu nombre con un poder notarial.
Normalmente, actualizamos la dirección nosotros mismos, sin subcontratarlo. Es un proceso sencillo, aunque también puede llevar bastante tiempo.
Aquí tienes una lista de los organismos con los que debes tratar al actualizar la dirección de tu empresa.
Ten en cuenta que los documentos mencionados en esta sección pueden cambiar. Deberías consultarlo de nuevo con cada organismo antes de hacer el trámite.
Departamento de Hacienda (Revenue Department)
Debes contactar con el Departamento de Hacienda de tu zona al menos 15 días antes de mudarte.
Si te mudas a una zona nueva, debes contactar con el Departamento de Hacienda de ambas zonas.
Por ejemplo, si tu empresa está en Ratchada y quieres mudarte a Sathorn, debes contactar con los Departamentos de Hacienda de Ratchada y de Sathorn.
Para actualizar tu dirección en el Departamento de Hacienda, normalmente necesitas:
- Tres juegos del formulario P.P.09 (ภ.พ.09), el formulario de modificación del registro de IVA disponible en el Departamento de Hacienda
- P.P.20 (ภ.พ.20)
- Contrato de alquiler (obtenido del casero de tu nueva oficina)
- Carta de consentimiento (obtenida del casero de tu nueva oficina)
- Mapa de acceso a la nueva oficina
- Fotos de tu nueva oficina. Deben incluir todo el edificio, el cartel de tu empresa y tu espacio de oficina
Ten en cuenta que cada Departamento de Hacienda exige un conjunto distinto de documentos. A veces, incluso funcionarios distintos del mismo departamento piden documentos diferentes. Por eso es importante tratar siempre con el mismo funcionario durante todo el proceso, así que pide su nombre y datos de contacto.
Puedes emitir un poder notarial y pedirle a alguien que actualice tu dirección en el Departamento de Hacienda en tu nombre.
Una vez que presentes todos los documentos, deberías recibir un P.P.20 actualizado en unas semanas.
No debes cambiar tu información de facturación a la nueva dirección hasta que tengas un P.P.20 actualizado del Departamento de Hacienda.
Departamento de Desarrollo Empresarial
Después del Departamento de Hacienda, debes actualizar tu dirección en el Departamento de Desarrollo Empresarial. En el caso de una sociedad limitada, los cambios en los datos registrados, como la dirección de la sede, deben registrarse por lo general en el DBD en un plazo de 14 días desde el cambio. Necesitas el registro mercantil actualizado para poder actualizar tu dirección en otros organismos.
Actualizar tu dirección en el Departamento de Desarrollo Empresarial es bastante sencillo. Tienen las instrucciones y los formularios disponibles en su web.
Debes rellenar los formularios requeridos y presentarlos al Departamento de Desarrollo Empresarial a través de un canal de presentación disponible.
Ten en cuenta que puede que tengas que encargarte tú, un director autorizado o un representante con poder notarial de presentar los documentos, dependiendo de tu documentación empresarial y del método de presentación. También puedes pedirle a una gestoría que lo haga por ti.
Seguridad Social
Actualizar tu dirección en la Seguridad Social es un proceso sencillo. Una vez tengas el registro mercantil actualizado, acude a la oficina de la Seguridad Social que gestiona tu cuenta de empleador con los siguientes documentos:
- Formulario S.P.S. 6-15 (สปส.6-15), disponible para descargar en la web de la SSO
- Mapa de acceso a la nueva oficina
- Una copia firmada del registro mercantil
- P.P.20 o P.P.09 del Departamento de Hacienda
- Poder notarial
Junta de Inversiones (BOI)
Si tu empresa cuenta con la promoción de la BOI, debes actualizar tu dirección con la BOI. Consulta con la BOI o con tu funcionario de la BOI si la actualización se puede presentar a través de los servicios electrónicos de la BOI o si hay que hacerlo en persona.
Esto es lo que normalmente necesitas:
- Una carta con el logotipo de tu empresa dirigida a la BOI, informando de que te has mudado a una nueva oficina
- Una copia firmada del registro mercantil
- Certificado de la BOI
- Poder notarial
Después, deberías recibir el certificado de la BOI actualizado en unas semanas.
Bancos
Debes acudir a la sucursal donde abriste tu cuenta corporativa para actualizar la dirección de la empresa.
Cada banco exige documentos distintos. Normalmente necesitan:
- Una copia firmada del registro mercantil
- Su propio formulario para actualizar la dirección
- Una carta con el logotipo de tu empresa informando de que te has mudado a una nueva oficina*
*Debe llevar exactamente las palabras que exige cada banco.
Ten en cuenta que cada cuenta bancaria y cada tarjeta de crédito requieren su propio conjunto de documentos.
Por ejemplo, si tienes dos cuentas bancarias y tres tarjetas de crédito, necesitas preparar cinco conjuntos de documentos, aunque todos sean del mismo banco.
Dependiendo del banco, puede que tengas que acudir en persona o no.
Proveedores de servicios
Una vez que hayas terminado con los bancos, llega el momento de actualizar tu dirección en cada proveedor de servicios que utilices.
Puede que te pidan rellenar algunos formularios y entregarles una copia firmada del registro mercantil. Normalmente, con eso basta.
Gestiona tu correo
Incluso después de actualizar la dirección de tu empresa en todos los organismos que se te ocurran, sigue habiendo la posibilidad de que alguien envíe correo a tu antigua dirección.
Por eso, puede que te convenga pasarte de vez en cuando por tu antigua dirección para recoger el correo. Si tienes buena relación con alguna de las señoras de la limpieza de allí, puedes pedirle que te lo guarde.
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