Allgemein: Wie lange solltest Du Unternehmensdokumente aufbewahren?

Thailand ist das Land des Papierkrams. Das gilt ganz besonders, wenn Du hier ein Unternehmen führst. Für alles, was Du tust, brauchst Du stapelweise Dokumente. Selbst wenn Du nur Deine Adresse bei der Bank ändern willst, sind mindestens fünf verschiedene Unterlagen nötig.  

Und wenn sich der Papierkram so anhäuft, ist Dein Büro irgendwann voller Dokumente.

In diesem Artikel zeigen wir Dir, welche Dokumente Du in Thailand aufbewahren solltest und wie Du dabei am besten vorgehst.  

Lizenzen und Bescheinigungen

Sobald Du Lizenzen oder Bescheinigungen erhältst, solltest Du sie einscannen und dauerhaft an einem sicheren Ort aufbewahren.  

Dazu gehören die Registrierungsurkunde Deines Unternehmens und andere Dokumente, die Du bei der Firmengründung bekommst, die Bescheinigung über die Umsatzsteuerregistrierung, das BOI-Förderzertifikat sowie weitere Lizenzen für den Betrieb Deines Unternehmens.

Meistens brauchst Du sie nicht. Aber von Zeit zu Zeit fragt jemand danach.  

Buchhaltungsunterlagen

Nach dem Buchhaltungsgesetz musst Du Buchhaltungsunterlagen und die dazugehörigen Belege normalerweise mindestens fünf Jahre lang aufbewahren. In manchen Fällen kann der Generaldirektor des Department of Business Development anordnen, dass sie bis zu sieben Jahre aufbewahrt werden.

Für steuerliche Zwecke kann das Finanzamt (Revenue Department) in bestimmten Fällen jedoch noch weiter zurückgehen, in manchen Konstellationen bis zu zehn Jahre, etwa wenn eine erforderliche Steuererklärung nicht eingereicht wurde. Aus diesem Grund bewahren viele Unternehmen ihre Buchhaltungs- und Steuerunterlagen zehn Jahre lang auf.  

Falls Dein Büro nicht genug Platz hat, um die Unterlagen zehn Jahre lang aufzubewahren, solltest Du zumindest die Buchhaltungsunterlagen des letzten Jahres griffbereit haben. Die übrigen neun Jahre kannst Du in einem Self-Storage-Lager unterbringen.  

Mit Buchhaltungsunterlagen sind hier alle Dokumente gemeint, die mit den Ausgaben und Einnahmen Deines Unternehmens, mit Quittungen zur Steuererklärung, mit Jahresabschlüssen und Ähnlichem zu tun haben.  

Verträge

Verträge aufzubewahren schützt Dich, falls es in Zukunft zu Klagen oder Streitigkeiten kommt.  

Wie viele Jahre Du sie aufbewahren musst, hängt vom Zweck des Vertrags und seiner Laufzeit ab.  

Generell gilt:

• Handelt es sich um einen Geschäftsvertrag mit Vergütung, bewahre ihn zehn Jahre auf.
• Hat er mit der Steuererklärung zu tun, bewahre ihn zehn Jahre auf.
• Betrifft er einen Mitarbeiter, also etwa Arbeitsvertrag, Gehalt, Überstundenvergütung und Ähnliches, bewahre ihn mindestens zwei Jahre auf, und länger, wenn eine arbeitsrechtliche Beschwerde oder ein Streitfall anhängig ist.

Mitarbeiterunterlagen

Die meisten mitarbeiterbezogenen Dokumente solltest Du noch mindestens zwei Jahre nach dem Ausscheiden des Mitarbeiters aufbewahren, aus demselben Grund wie bei Verträgen: um zu verhindern, dass ein ehemaliger Mitarbeiter vor Gericht gegen Dich klagt. Ist eine arbeitsrechtliche Beschwerde oder Klage anhängig, bewahre die betreffenden Unterlagen auf, bis der Fall rechtskräftig abgeschlossen ist.  

Geht es jedoch um Mitarbeiterunterlagen, die mit der Steuererklärung zu tun haben, solltest Du sie zehn Jahre lang aufbewahren.  

Sonstige Dokumente

Für andere, weniger wichtige Dokumente wie etwa Anträge legen viele Unternehmen eine Aufbewahrungsfrist fest, zum Beispiel ein Jahr, bevor sie vernichtet werden, solange es keinen rechtlichen, steuerlichen, arbeitsrechtlichen oder geschäftlichen Grund gibt, sie länger aufzuheben.  

Self-Storage-Anbieter

Bei all den Dokumenten, die Du aufbewahren musst, ist es schwierig, alles im Büro zu lagern. Genau hier kommen Self-Storage-Anbieter ins Spiel.  

Für die Aufbewahrung unserer Dokumente nutzen wir DataSafe. Die aktuellen Preise erfragst Du am besten direkt bei ihnen. In jede Box passen 1.000 Blatt Papier im A4-Format.

Wir rufen sie an, damit sie uns ihre Boxen bringen. Wir versehen jede Box mit unserem internen Code, legen unsere Dokumente hinein und bitten sie, die Box wieder abzuholen.  

Für die internen Codes führen wir eine separate Datei, damit wir jederzeit wissen, welche Dokumente dort gelagert werden.  

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Wenn wir ein Dokument brauchen, nennen wir ihnen den Code, und sie liefern es uns innerhalb von 24 Stunden.

Ein wichtiger Punkt: Wenn Du Deine Buchhaltungsunterlagen außerhalb Deines eingetragenen Firmensitzes oder Deines üblichen Buchhaltungsorts aufbewahrst, musst Du das eventuell der zuständigen Behörde melden oder Dir eine Genehmigung einholen, etwa beim Department of Business Development und, bei bestimmten Steuer- oder Umsatzsteuerunterlagen, beim Finanzamt (Revenue Department). Kläre das jedes Jahr mit Deinem Buchhalter ab.  

DataSafe sagt uns, welche Dokumente wir vorbereiten müssen, und erinnert uns daran, wann das zu erledigen ist.  

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