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La Thaïlande est le pays de la paperasse. C’est particulièrement vrai quand on dirige une entreprise ici. Chaque démarche exige des piles de documents. Même pour une simple mise à jour d’adresse auprès d’une banque, il vous faut au moins cinq documents différents.
À force de s’accumuler, ces documents finissent par envahir votre bureau.
Dans cet article, nous passons en revue les types de documents à conserver en Thaïlande, et la façon de le faire.
Licences et certificats
Dès que vous recevez une licence ou un certificat, numérisez-le et conservez-le en lieu sûr en permanence.
Cela concerne le certificat d’enregistrement de votre société et les autres documents obtenus lors de sa création, le certificat d’immatriculation à la TVA, le certificat de promotion du BOI, ainsi que les autres licences nécessaires à l’exploitation de votre activité.
La plupart du temps, vous n’en aurez pas besoin. Mais il arrive qu’on vous les demande.
Documents comptables
En vertu de la loi comptable, vous devez normalement conserver les registres comptables et leurs pièces justificatives pendant au moins cinq ans. Dans certains cas, le directeur général du Department of Business Development peut exiger qu’ils soient conservés jusqu’à sept ans.
Sur le plan fiscal, cependant, le Revenue Department peut remonter plus loin dans certains cas précis, jusqu’à dix ans si une déclaration obligatoire n’a pas été déposée. C’est pourquoi de nombreuses entreprises conservent leurs documents comptables et fiscaux pendant dix ans.
Si votre bureau ne dispose pas d’assez d’espace pour conserver dix ans de documents, gardez au moins ceux de la dernière année sur place. Les neuf autres années peuvent être stockées dans un centre de stockage externe.
On entend ici par documents comptables l’ensemble des pièces liées aux dépenses et revenus de votre société, aux reçus de déclaration fiscale, aux états financiers, etc.
Contrats
Conserver vos contrats vous protège en cas de litige ou de procédure judiciaire future.
La durée de conservation dépend de l’objet du contrat et de sa période d’exécution.
En général, voici comment cela se présente :
- pour un contrat commercial impliquant une compensation financière, conservez-le dix ans
- pour un contrat lié à une déclaration fiscale, conservez-le dix ans
- pour un contrat lié à un salarié (contrat de travail, salaire, heures supplémentaires, etc.), conservez-le au moins deux ans, et plus longtemps si une plainte ou un litige prud’homal est en cours
Documents relatifs aux salariés
Conservez la plupart des documents liés à un salarié pendant au moins deux ans après son départ de l’entreprise, pour la même raison que pour les contrats : vous prémunir contre une éventuelle action en justice de sa part. Si une plainte ou une procédure prud’homale est en cours, gardez les documents concernés jusqu’à la décision finale.
En revanche, pour les documents relatifs aux salariés qui concernent la déclaration fiscale, la durée de conservation est de dix ans.
Autres documents
Pour les documents moins importants, comme les formulaires de candidature, de nombreuses entreprises fixent une durée de conservation, par exemple un an, avant de les détruire, à condition qu’aucun motif juridique, fiscal, social ou commercial n’impose de les garder plus longtemps.
Sociétés de stockage externe
Avec tous ces documents à conserver, il devient difficile de tout garder dans votre bureau. C’est là qu’interviennent les sociétés de stockage externe.
Pour notre société, nous faisons appel à DataSafe pour le stockage de nos documents. Contactez-les directement pour connaître les tarifs en vigueur. Chaque boîte peut contenir 1 000 feuilles A4.
Nous les appelons pour qu’ils nous livrent leurs boîtes. Nous attribuons un code interne à chaque boîte, y plaçons nos documents, puis les appelons pour qu’ils viennent les récupérer.
Nous tenons un registre séparé de ces codes internes pour savoir quels documents sont conservés chez eux.
Lorsque nous avons besoin d’un document, nous leur communiquons le code, et ils nous le livrent sous 24 heures.
Un point important : si vous stockez vos documents comptables en dehors de votre siège social ou du lieu habituel de tenue de la comptabilité, vous devrez peut-être en informer l’autorité compétente, comme le Department of Business Development, ou obtenir son accord, et, pour certains registres fiscaux ou de TVA, ceux du Revenue Department. Vérifiez ce point chaque année avec votre comptable.
DataSafe nous indique les documents nécessaires et nous rappelle les échéances à respecter.
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