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Cuando cambias la dirección de tu empresa, no puedes mudarte a un lugar nuevo y empezar a usar la dirección nueva de inmediato. Antes hay que avisar del cambio a organismos públicos, entidades no gubernamentales, bancos y clientes.
En este artículo repasamos todo lo que hay que hacer y qué documentos se necesitan para cambiar la dirección de una empresa.
Ten en cuenta que los documentos necesarios dependen de la oficina con la que trates. Conviene comprobarlo con cada organismo antes de presentar nada.
Después de actualizar la dirección de tu empresa, conviene seguir revisando la antigua oficina durante los dos primeros años tras la mudanza, porque puede que alguien siga enviando correo allí.
Departamento de Hacienda
Si tu empresa está registrada a efectos de IVA, el Departamento de Hacienda es el primer organismo con el que hay que tratar. Según sus normas, un sujeto pasivo de IVA debe presentar el formulario P.P.09 antes de cambiar el lugar del negocio, generalmente al menos 15 días antes del cambio.
En la práctica, cumplir ese plazo es difícil. El Departamento de Hacienda pide muchos documentos relacionados con la nueva dirección, y la mayoría de las veces esos documentos solo se consiguen una vez hecha la mudanza.
Hasta que el Departamento de Hacienda apruebe el cambio, consulta con tu contable o con la oficina local antes de emitir facturas, recibos y certificados de retención, ya que estos documentos deben coincidir con la dirección registrada.
La nueva dirección puede usarse en cuanto el trámite con el Departamento de Hacienda esté completo.
Si no se actualiza la dirección con el Departamento de Hacienda, pueden surgir sanciones y problemas fiscales.
Estos son los documentos necesarios para actualizar la dirección de la empresa con el Departamento de Hacienda:
- 3 juegos del formulario P.P.09* — se pueden descargar desde la web del Departamento de Hacienda
- Certificado de Registro de IVA (P.P.20) y una copia firmada
- copia firmada del pasaporte de todos los directores autorizados a firmar en nombre de la empresa (la página de datos del pasaporte y la página con el visado de no inmigrante vigente)
- copia firmada del permiso de trabajo de todos los directores autorizados a firmar en nombre de la empresa
- copia firmada del registro mercantil, emitido hace menos de seis meses
- poder notarial con timbre de 10 baht (si el director autorizado no puede estar presente)
- plano de la nueva oficina
- fotos de la nueva oficina, entre ellas:
- el edificio de la oficina
- la sala de la oficina con el rótulo de la empresa
- el espacio de trabajo dentro de la oficina
- documentos que acrediten la nueva oficina, entre ellos*:
- contrato de alquiler, junto con una copia del documento de identidad y del registro de vivienda del propietario
- carta de consentimiento
- registro de vivienda de la nueva oficina
- plano de la nueva oficina
*Este conjunto de documentos lo prepara el proveedor de tu oficina, que puede cobrar varios miles de baht por el servicio.
Observaciones:
- La fecha de mudanza y de presentación del P.P.09 debe dejarse en blanco, y solo se rellena cuando lo indique un funcionario del Departamento de Hacienda.
- Todas las copias deben ir firmadas por el director autorizado y selladas con el sello de la empresa.
- El nuevo Certificado de Registro de IVA debe enviarse a la nueva oficina en un plazo de 30 días.
Dónde hacerlo
Acude al Departamento de Hacienda de la zona donde está tu empresa. Si te trasladas a una zona distinta, primero hay que avisar al Departamento de Hacienda de la zona anterior. Hecho esto, se presenta el mismo conjunto de documentos en el Departamento de Hacienda de la nueva zona.
Departamento de Desarrollo Empresarial
Resuelto el trámite con el Departamento de Hacienda, toca actualizar la dirección en el Departamento de Desarrollo Empresarial.
Conviene hacerlo cuanto antes, porque de ahí se obtiene el registro mercantil actualizado con la nueva dirección, documento imprescindible para actualizar la dirección con el resto de organismos.
Un requisito importante para hacer el trámite en persona en el Departamento de Desarrollo Empresarial es que el director autorizado a firmar en nombre de la empresa esté presente y firme delante del funcionario.
Si eso no es posible, hay que pedirle al auditor de la empresa que lo haga. Suele cobrar varios miles de baht por el servicio.
Estos son los documentos necesarios:
- BOJ 1
- formulario de registro de la empresa
- BOJ 4
- plano de la nueva oficina
- copia firmada del pasaporte de todos los directores autorizados a firmar en nombre de la empresa (la página de datos del pasaporte y la página con el visado de no inmigrante vigente)
Si el director autorizado no puede estar presente, además hace falta:
- poder notarial con timbre de 10 baht
- copia del documento de identidad del auditor
Todos los formularios necesarios, junto con un modelo de ejemplo, pueden descargarse en la web del DBD.
Dónde hacerlo
En cualquier oficina del Departamento de Desarrollo Empresarial de la provincia donde esté tu empresa.
Oficina de la Seguridad Social
Tras actualizar la dirección de la empresa en el Departamento de Desarrollo Empresarial, hay que avisar a la Oficina de la Seguridad Social antes del día 15 del mes siguiente.
Esto es lo que hace falta:
- formulario SPS 6-15, que puede descargarse aquí
- registro mercantil actualizado con la nueva dirección
- copia firmada del Certificado de Registro de IVA con la nueva dirección; si todavía estás esperando a que lo emitan, puedes usar el recibo del Departamento de Hacienda
- plano de la nueva oficina
- poder notarial con timbre de 10 baht si el director autorizado no puede estar presente
Dónde hacerlo
La Oficina de la Seguridad Social de la zona donde está tu empresa. Si te trasladas a otra zona, presenta el documento en la oficina de la zona anterior, que se encargará de transferir tus datos a la oficina de la nueva zona.
Junta de Inversiones
Si tu empresa cuenta con la promoción de la Junta de Inversiones (BOI), también hay que informarles del cambio.
Esto es lo que hace falta:
- certificado de promoción del BOI: se envía el original, la carpeta azul de tapa dura
- una carta con membrete de la empresa informando al BOI de la nueva dirección; no hay un formulario específico para esto, hay que redactarla
- registro mercantil actualizado con la nueva dirección
Presentados los documentos, un funcionario del BOI indicará la fecha en la que se puede recoger el certificado de promoción con la dirección actualizada. Suele ser cuestión de unos días.
Dónde hacerlo
En la sede central del BOI, en la calle Vibhavadi-Rangsit, en Bangkok.
Ministerio de Trabajo
También hay que actualizar la dirección de la empresa en el permiso de trabajo, tanto el tuyo como el de tus empleados extranjeros.
Para ello, descarga el formulario TT6 desde la web del Ministerio de Trabajo y prepara todos los documentos indicados allí.
Si tu empresa tiene promoción del BOI, puedes hacerlo en el One-Stop Service Center. Las empresas sin promoción del BOI pueden hacerlo en la oficina del Departamento de Empleo responsable de su zona de trabajo.
Las empresas con promoción del BOI que usen permisos de trabajo digitales deben actualizar la dirección en línea a través de Single Window for Visa and Work Permit.
Bancos
Resueltos los trámites con los organismos públicos, toca ocuparse de los bancos. Conviene evitar que sigan enviando información financiera a la antigua oficina.
Puede que haya que actualizar la dirección con la sucursal donde se abrió la cuenta.
Cada banco tiene sus propios requisitos y documentos, así que conviene consultarlo directamente con ellos.
Algunos bancos exigen que el director autorizado esté presente al solicitar el cambio o firmar los documentos.
Pero a veces se puede negociar con ellos para que acepten los documentos, los hagan firmar y los devuelvan más tarde. Decir que “el director autorizado no está en Tailandia por el momento” suele funcionar como motivo.
Otros bancos aceptan un poder notarial, de forma que el director autorizado no necesita estar presente.
Esto es lo que hace falta:
- acta de reunión que mencione la nueva dirección y el número de cuenta; la redacción debe seguir exactamente la que exige el banco
- registro mercantil actualizado con la nueva dirección
- libreta bancaria
- formulario del banco
Eso sí, hay que preparar todos estos documentos por cada cuenta. Si tienes tres cuentas bancarias, dos tarjetas de crédito y una cuenta online, aunque sea en el mismo banco, necesitarás seis juegos de documentos.
Proveedores de servicios
Con todos los pasos anteriores resueltos, toca informar a los proveedores de servicios.
Esto es lo que hace falta:
- registro mercantil actualizado con la nueva dirección
- la solicitud del propio proveedor de servicios
- poder notarial con timbre de 10 baht si el director autorizado no puede estar presente
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